Una breve guía para compartir conocimientos: cómo empezar

Las empresas que hacen del intercambio de conocimientos parte de su cultura organizacional se encuentran en una clara ventaja competitiva.

Gallup, la firma de análisis y asesoría, notas, «La gestión del conocimiento debe verse como una estrategia comercial clave y debe recibir el mismo tiempo y atención que cualquier otra iniciativa de TI o recursos humanos».

Los beneficios del intercambio de conocimientos son generalizados, desde una mayor agilidad e innovación hasta un mayor compromiso de los empleados. También es una de las mejores formas de garantizar la continuidad del negocio en medio de la rotación normal de personal.

Pero el término e incluso la práctica en sí pueden ser un poco opacos, por lo que es difícil priorizar e implementar.

Entonces, dibujemos una imagen más clara de qué es exactamente el intercambio de conocimientos, los beneficios específicos e identifiquemos oportunidades para que su organización comience a hacerlo ahora mismo.

¿Qué es el intercambio de conocimientos?

¿Qué es el intercambio de conocimientos?  El intercambio de habilidades, información y experiencia entre una red o grupo de personas.

En pocas palabras, el intercambio de conocimientos es el intercambio de habilidades, información y experiencia entre una red o grupo de personas.

En este contexto, existen dos tipos de conocimiento: conocimiento explícito y conocimiento tácito.

Conocimiento explícito versus conocimiento tácito

El conocimiento explícito es el tipo que se puede registrar, codificar, articular y acceder fácilmente. A menudo son cosas que pueden estar contenidas en documentación, manuales, tutoriales o videos instructivos.

El conocimiento tácito, que es complementario de la forma explícita, es la sabiduría, la experiencia, el conocimiento y la intuición que construye el contexto en torno al conocimiento explícito. Aquellos con conocimiento tácito saben por qué una práctica en particular es fundamental para un negocio o cómo se tomó un conjunto de decisiones.

La forma más sencilla de compartir conocimientos

No importa si está tratando de compartir conocimiento explícito o tácito, puede parecer una tarea difícil.

¿Cómo puede una organización hacer que la información crítica sea fácilmente accesible para todos sin gastar una cantidad exorbitante de tiempo o dinero?

La respuesta es crear una cultura de intercambio de conocimientos.

Las organizaciones deben alentar a los empleados a compartir sus conocimientos y proporcionar herramientas que faciliten hacerlo.
Lo bueno es que no es necesario implementar un sistema completo de gestión del conocimiento para comenzar. Algunas herramientas simples de captura de pantalla o grabación de pantalla como TechSmith Snagit y Camtasia son más que suficientes.

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Herramientas como Snagit y Camtasia ayudan a los empleados a crear ayudas para el trabajo, screencasts, tutoriales y otro contenido informativo. Almacene y comparta estos recursos en una base de conocimientos, la intranet de la empresa o incluso en espacios de colaboración simples como Google Docs para un acceso rápido y fácil.

La clave es proporcionar las herramientas y el estímulo.

Tres razones para comenzar a compartir conocimientos ahora mismo

Cuando el conocimiento fluye fácilmente a través de una organización, prosperan numerosas facetas del negocio.

A continuación, se muestran tres formas en las que el intercambio de conocimientos ha demostrado beneficiar a las organizaciones.

1. Incrementar el ROI de las herramientas de software y otras inversiones comerciales.

En su Inversión en el estado de la tecnología en 2020Flexera, un proveedor de administración de TI, descubrió que la empresa promedio gasta casi el diez por ciento de sus ingresos en recursos de TI. Las empresas financieras, de servicios en la nube y de software gastan por encima del promedio con las empresas de software, en promedio, gastando casi el 25 por ciento de sus ingresos en recursos de TI.

Gráfico que muestra el porcentaje promedio de ingresos gastados en tecnología.

Es imperativo maximizar el ROI de estas inversiones.

¿La mejor forma de hacer eso?

Fomente el intercambio de conocimientos. Esto ayudará a garantizar que el mayor número posible de empleados comprenda el propósito de las herramientas y cómo utilizarlas.

Delegue a las personas con experiencia o interés en software o tecnología nuevos para crear algunos screencasts que demuestren los elementos clave. Compartir videos y hacer que otros recursos estén disponibles es una manera fácil de crear una base de conocimientos simple.

El resultado ideal es que la experiencia fluya libremente a través de su organización, maximizando el ROI de su inversión en tecnología.

2. Aliviar los desafíos asociados con la rotación de empleados y la «fuga de cerebros»

Una de las mayores amenazas para la eficiencia de una empresa es la rotación de conocimiento y talento.

Aquí, nuevamente, Gallup proporciona información, observando que actualmente estamos o veremos pronto un gran éxodo de empleados a medida que la generación del baby boom llega a la edad de jubilación y deja la fuerza laboral.

Pero no es solo la transición generacional lo que las organizaciones deben navegar.

La fuerza laboral actual es transitoria con la permanencia promedio de un empleado alrededor de 4.2 años y muchos empleados permanentemente abiertos a nuevas oportunidades.

Las empresas pueden crear «niveles de conocimiento» haciendo que los empleados veteranos registren su conocimiento colectivo en screencasts, tutoriales, ayudas para el trabajo y otra documentación. Ponga estos recursos a disposición de otros empleados y podrá llenar fácilmente un vacío de habilidades en caso de que surja.

La implementación incluso de un sistema de intercambio de conocimientos poco estricto puede evitar la pérdida de información y experiencia clave cuando los empleados de alto desempeño o con muchos años de antigüedad se retiran.

3. Apoyar el desarrollo, la satisfacción y la retención de los empleados

Aprendizaje de LinkedIn Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo 2021 descubrió que las empresas que brindan oportunidades de crecimiento y movilidad tienen más probabilidades de retener a los empleados durante un período de tiempo más largo.

De hecho, «Según los datos de LinkedIn, los empleados de empresas con alta movilidad interna permanecen casi dos veces más que los que no lo hacen».

Gráfico de movilidad y retención de empleados de LinkedIn Learning.

En otras palabras, las personas quieren trabajar en un lugar donde tengan oportunidades para crecer, asumir nuevos desafíos y avanzar en sus carreras. Adquirir nuevas habilidades aprendiendo en el trabajo y en el trabajo es una de las principales formas en que las personas hacen esto.

Los programas formales de capacitación juegan un papel importante aquí, pero el intercambio de conocimientos informal y cotidiano también puede tener un gran impacto.

Fomentar un entorno colaborativo que fomente y facilite el intercambio eficaz de conocimientos será un gran impulso para el desarrollo y la retención de los empleados.

Tres oportunidades para compartir conocimientos en cada organización

Existen oportunidades para compartir conocimientos que son exclusivas de algunas organizaciones e industrias, pero muchas son consistentes dondequiera que vaya. Aquí hay tres oportunidades disponibles para todas las organizaciones.

1. Contenido de incorporación y formación

Comience a compartir conocimientos desde el principio incorporándolos al contenido de capacitación e incorporación de nuevos empleados.

Convoque a un grupo de empleados veteranos para identificar oportunidades iniciales de intercambio de conocimientos. Luego, haga que los miembros de este grupo creen recursos que puedan enseñar a los nuevos empleados sobre las normas, los sistemas, los procesos y las prácticas de la empresa.

Captura de pantalla de un ejemplo de video de incorporación de empleados centrado en la cultura y los valores de la empresa.

Utilice estos recursos para proporcionar a los nuevos empleados un curso de aprendizaje seleccionado en sus primeros días de trabajo. Apreciarán el apoyo y su organización se beneficiará del tiempo acelerado para la productividad.

2. Implementación de software y sistemas

Las organizaciones siempre están agregando, actualizando o reemplazando tecnología y sistemas. Estas transiciones pueden crear períodos de ineficiencia.

Cuando implemente una nueva tecnología o realice una actualización importante, prepare la bomba con contenido de apoyo. Cree screencasts, instructivos y otra documentación para ayudar a los empleados a sentirse cómodos. Temas como la configuración de la cuenta y cómo usar las nuevas funciones son buenos lugares para comenzar, pero habrá muchos más dependiendo de su situación.

A menudo, la creación de materiales de apoyo para la implementación de tecnología puede ser un esfuerzo de equipo y no es necesario recurrir a personas que ya son expertas para crear recursos.

Reúna a un grupo de partes interesadas y asigne a cada uno la tarea de aprender o comprender un elemento particular del nuevo sistema. Luego pueden crear los materiales de apoyo para su área asignada.

Un enfoque distribuido y activo para compartir conocimientos, como el que se explica aquí, es ideal.

3. Soporte técnico y de TI (interno y de cara al cliente)

Los equipos de soporte técnico y de TI están constantemente abrumados.

Internamente, admiten una amplia gama de tecnología que mantiene el negocio en funcionamiento.

Externamente, se aseguran de que sus clientes permanezcan felices y satisfechos al resolver los problemas lo más rápido posible.

Es fundamental encontrar formas de gestionar e incluso aligerar esta pesada carga de trabajo. Naturalmente, compartir conocimientos es una forma ideal de hacerlo.

La mayoría de los equipos de TI y de soporte se encuentran con algunas preguntas con más frecuencia que con otras. Para muchas de estas preguntas, un simple video o un documento de instrucciones puede proporcionar una respuesta fácil.

Proporcione a sus equipos de soporte y de TI herramientas sencillas de captura de conocimientos. Luego, ofrezca tiempo y aliento para crear y compartir recursos que respondan a esas consultas de soporte comunes.

Una vez que existen los recursos, se pueden usar para responder a solicitudes relevantes, proporcionando un atajo que regularmente ahorra tiempo.

Dos grandes razones para apoyarse en el intercambio de conocimientos

Tengo dos razones finales por las que todas las organizaciones deberían hacer del intercambio de conocimientos una prioridad.

En primer lugar, en la sociedad actual, el intercambio de conocimientos es un lugar común. Innumerables cursos en línea, canales de YouTube y cuentas de redes sociales dedicados a enseñar nuevas habilidades y conocimientos. Muchos de sus empleados participan regularmente en este ecosistema, aunque en temas de su propio interés.

En segundo lugar, los beneficios del intercambio de conocimientos se agravan rápidamente.

Ayuda a la eficiencia en toda la empresa. Cuando los nuevos empleados se ponen al día más rápido, los veteranos dedican menos tiempo a capacitarse y responder preguntas.

Además, los empleados están más dispuestos a trabajar en cosas nuevas y desafiantes cuando saben que el conocimiento y la información son accesibles. Como resultado, las empresas que comparten el conocimiento se vuelven más innovadoras.

El poder del intercambio de conocimientos es generalizado, omnipresente y fácil de comenzar. ¿Que estas esperando?

¿Qué es el intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo?

En pocas palabras, el intercambio de conocimientos es el intercambio de habilidades, información y experiencia entre una red o grupo de personas.

¿Cuál es la importancia de compartir conocimientos?

El intercambio de conocimientos es una práctica fundamental para las organizaciones de hoy. Sus beneficios son generalizados, ya que ayuda a los empleados de todos los niveles a ser más productivos, garantiza que el conocimiento crítico no abandone la organización y ayuda a las empresas a desarrollar y retener el talento.

¿Cómo se comparte el conocimiento en el lugar de trabajo?

Hay muchas formas de compartir conocimientos en el lugar de trabajo. Una de las más fáciles es utilizar la captura de pantalla o las herramientas de grabación de pantalla para crear capturas de pantalla, videos y otros recursos que documenten los conocimientos, los procesos y la información clave. Los empleados pueden acceder a estos recursos a pedido cuando los necesiten.

Una breve guía para compartir conocimientos: cómo empezar

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