¿Qué es la comunicación remota? La guía completa (2021)

Hace un año, nuestra comunicación en el lugar de trabajo era muy diferente.

Íbamos a nuestras oficinas. Las reuniones en persona eran la norma, podías pasar rápidamente a la oficina de alguien para charlar y «trabajar desde casa» era algo que solo hacías por necesidad.

Ahora, no soy solo yo trabajando desde casa. Ni siquiera es solo nuestra empresa. Casi todos los que pueden trabajar se quedan en casa.

Toda la situación no solo ha cambiado la forma en que me comunico con otras personas en este momento, sino que posiblemente para siempre.

Afortunadamente, algunos cambios podrían ser para mejor.

Y con las personas que buscan «trabajo desde casa» y «comunicación remota» en un máximo de cinco años, no hay duda de que todos necesitamos cambiar la forma en que nos comunicamos con los demás.

datos de tendencias de google para el trabajo desde casa

En esta guía, lo guiaremos a través del estado actual de la comunicación remota y los conceptos erróneos comunes que impiden que su empresa se comunique de manera efectiva mientras trabaja desde casa.

También destacaremos los cambios sencillos que puede realizar para comenzar a incorporar videos instructivos, screencasts (una grabación de video de una pantalla), capturas de pantalla e imágenes en sus comunicaciones, así como las mejores prácticas para la transición al trabajo remoto de tiempo completo.

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¿Qué es la comunicación remota?

La comunicación remota es una forma de comunicarse con otros en línea. Las reuniones, la información y los materiales de capacitación se comparten a través de Internet. Las empresas crean equipos virtuales. Se comunican y colaboran en línea y no en un espacio de oficina compartido.

Tipos de comunicación remota

Hay dos tipos de comunicación remota: síncrona y asincrónica. La comunicación sincrónica ocurre en tiempo real y la comunicación asincrónica no requiere que todas las partes participen al mismo tiempo.

Tipos comunes de comunicación síncrona remota

  1. Zoom u otras videollamadas.
  2. Llamadas telefónicas.
  3. Reuniones virtuales.
  4. Mensajes de texto SMS.
  5. Conversaciones de Slack o Microsoft Teams.

Tipos comunes de comunicación asíncrona remota

  1. Aplicaciones de gestión de proyectos.
  2. Sitio Wiki o Sharepoint.
  3. Vídeos informativos o instructivos.
  4. Guías de referencia rápida.
  5. Capturas de pantalla con marcado.
  6. Chats de Slack o Microsoft Teams.

No todo tiene que ser una llamada de Zoom o un correo electrónico.

¿Qué pasa si hay una forma diferente de abordar esta situación?

Llevamos poco más de una década en la revolución del iPhone. Las tabletas y las computadoras portátiles han comenzado a reemplazar a las computadoras de escritorio. Las máquinas de fax son una reliquia antigua. Y Los millennials son ahora la generación más grande en la fuerza laboral estadounidense.

investigación del banco sobre datos de la fuerza laboral de EE. UU.

Hoy en día, la persona promedio pasa más de cuatro horas en su teléfono al día, y el tiempo de pantalla en general solo aumenta a medida que más personas se quedan en casa.

La forma en que consumimos información y nos comunicamos ha cambiado fundamentalmente en la última década. Ahora, dado que la mayoría de la fuerza laboral trabaja desde casa, estamos volviendo a aprender lo que significa comunicarse de forma remota.

Salga de la monotonía digital

Demasiadas empresas adquieren el hábito de comunicarse en un tono digital monótono. Sé que ciertamente caigo en esta trampa: la mayor parte de mi comunicación digital tiende a ser por correo electrónico o chat.

El correo electrónico es una herramienta valiosa, pero se queda corta cuando se usa para comunicarse con solo un bloque de texto.

En un mundo en el que estamos aislados de nuestros compañeros de trabajo, debemos llevar nuestra comunicación interna al mismo nivel en el que normalmente nos comunicaríamos fuera de la oficina.

Necesitamos dejar de depender de los correos electrónicos y los chats de texto sin formato para la mayoría de nuestras interacciones.

ejemplo de correo electrónico basado en texto

Porque nadie quiere leer todo ese texto.

Un flujo constante de correos electrónicos a menudo inunda a los empleados y puede ser abrumador.

Y a pesar de la evidencia de que las imágenes, como los videos y las capturas de pantalla, son más fáciles de digerir y aumentan la productividad y el compromiso, las empresas tienen el doble de probabilidades de aumentar el uso del correo electrónico de texto sin formato que cualquier otro tipo de comunicación.

Y eso se siente especialmente cierto con la mayoría de la fuerza laboral actual que trabaja desde casa.

Un informe de Unidad de Inteligencia de The Economist destacando las barreras de comunicación en el lugar de trabajo encontró que: ??

  • El 60% de los encuestados usa el correo electrónico todos los días. Sin embargo, solo el 40% dijo que es un medio de comunicación muy eficaz.
  • El 44% de los encuestados dijo que las barreras de comunicación llevaron a retrasos o fallas en la finalización de los proyectos, el 31% mencionó la baja moral, el 25% no cumplió con los objetivos de desempeño y el 18% perdió ventas.
datos de la unidad de inteligencia economista

Cómo se comunican los equipos remotos

La tecnología permite que empresas de cualquier tamaño operen a escala global. Y adoptar fuerzas laborales regionales o permitir que los empleados trabajen de forma remota tiene muchos beneficios. También agrega complejidad a la forma en que nos comunicamos, especialmente cuando se tienen en cuenta las diferentes zonas horarias y las barreras del idioma.

A estudio de dos años por Stanford descubrió que, a pesar de las complejidades, los trabajadores remotos lograban hacer más. Este aumento en la productividad entre los trabajadores remotos fue equivalente a un día de trabajo completo adicional cada semana, o un 13% más de producción del grupo de trabajo desde casa.

Del 13% de aumento en la producción, el 9% se atribuyó a trabajar más por turno, mientras que el 4% restante se debió a menos distracciones en el hogar. Los participantes no solo tomaron menos descansos y días de enfermedad, sino que el desgaste se redujo a la mitad.

Y, sin embargo, una vez concluido el estudio, la mitad de los participantes optaron por dejar de trabajar desde casa.

¿La razón? Se sentían demasiado aislados.

¿Te identificas?

La realidad de hoy es muy diferente de lo que era hace apenas unos meses. No solo hay más personas que trabajan desde casa, sino que tampoco tienen muchas opciones. Eso pone aún más énfasis en la comunicación efectiva entre los miembros del equipo.

Es más difícil organizar reuniones. Es estresante estar en una llamada con otras personas corriendo por su casa. Es difícil leer el lenguaje corporal y estar realmente conectado con las personas que te rodean.

Cuando trabajamos En un mundo en el que no podemos ver físicamente a la mayoría de las personas con las que trabajamos, necesitamos encontrar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo.

El estado actual de la comunicación remota

No necesitábamos una fuerza de trabajo remota masiva para experimentar fallas en la comunicación interna. Para muchas empresas, la colaboración o las interacciones interdepartamentales entre gerentes y empleados pueden ser un desafío en una configuración de oficina tradicional.

Incluso si se acercan con un lenguaje similar y objetivos comunes, los matices pueden provocar malentendidos y confusión. Además, muchas organizaciones pierden oportunidades de obtener conocimientos de expertos en la materia dentro de diferentes departamentos.

¿Por qué es importante la comunicación visual para mi negocio?

Todas las empresas son únicas en términos de tamaño, objetivos, industrias y operaciones. Independientemente, todas las organizaciones pueden beneficiarse de un mayor intercambio de conocimientos e información internamente. Esto incluye brindarles a sus empleados las herramientas que necesitan para tener éxito, así como preparar el escenario adecuadamente para un cambio en la forma en que se comunica.

Visuales: la clave para una comunicación eficaz.

Los videos, capturas de pantalla y screencasts son poderosos porque no solo los mensajes compartidos se conservan mejor visualmente, sino que también son versátiles.

tres formas para que las personas se comuniquen de forma remota

Hay varios lugares y momentos en los que el contenido visual se puede utilizar internamente. Los ejemplos incluyen la incorporación de nuevos empleados, la capacitación interna, la retroalimentación y mucho más.

El contenido visual también ahorra tiempo, ya que nuestro cerebro lo procesa más rápido. Más importante aún, asegura que los mensajes sean claros y concisos para que todos tengan una experiencia compartida y consistente.

Antes de entrar en detalles sobre cómo puede transformar sus comunicaciones internas, analicemos por qué la actualización de sus comunicaciones comerciales se ha vuelto tan importante.

En nuestro informe reciente, The Value of Visuals, descubrimos que las empresas están perdiendo oportunidades para aumentar la productividad y mejorar la satisfacción de los empleados.

Por qué comunicarse con videos, screencasts y capturas de pantalla es fundamental para su negocio:

  • Garantiza que lo que intentas transmitir sea claro y conciso.
  • Todos tienen una experiencia compartida y consistente
  • Ahorra tiempo al transmitir mensajes más rápido
  • Permite que la información se entregue o capture una vez, y luego se reutilice y visualice varias veces

Mitos comunes que impiden la colaboración visual remota y el intercambio de conocimientos

Tres errores comunes impiden la colaboración o que los empleados compartan lo que saben con otros, especialmente de forma remota. No permita que estos conceptos erróneos impidan que su empresa adopte prácticas de comunicación más eficientes.

lista de mitos para la colaboración remota

Profundicemos en cada uno y cómo puedes resolverlos.

Mito n. ° 1: lleva demasiado tiempo

El tiempo percibido que se necesita para crear un video o screencast o para marcar una imagen casi siempre está relacionado con las expectativas de calidad. Especialmente en un momento en el que se ven casi mil millones de horas de videos en YouTube cada día, es fácil creer que cada contenido debe ser perfecto.

Pero todos los videos no requieren el mismo nivel de calidad.

Si te encuentras en un ciclo de perfección, da un paso atrás y piensa en el objetivo y la audiencia del video. Estos dos factores lo ayudarán a determinar qué tan pulido debe ser su video.

Aumente la confianza de su equipo al describir explícitamente qué contenido es de mayor prioridad y necesita más pulido, como mensajes externos o que contienen mensajes de alto valor, y el contenido de menor prioridad que pueden crear.

Mito n. ° 2: necesitas conjuntos de habilidades especiales

Cambiar a algo nuevo puede hacer que algunas personas se sientan incómodas. Ya sea por los nervios por ser un creador por primera vez o la incertidumbre en torno a la ejecución, muchas personas no tienen idea de lo fácil que es crear imágenes.

La tecnología ha cambiado la forma en que las personas, especialmente las generaciones más jóvenes, se comunican. El software de comunicación visual como Camtasia y Snagit y Video Review hacen que sea rápido y fácil crear y compartir imágenes y videos de alta calidad que envían mensajes de manera más rápida y mejor que solo texto.

ejemplo de revisión de video

En este ejemplo, grabé un video y lo cargué en Video Review para que otras personas de mi equipo pudieran revisar la información y brindar comentarios sobre los temas.

Esto nos permitió reemplazar una reunión completa con solo crear un video de seis minutos.

Nuestros productos son fáciles de usar por personas que no son expertas en creación de contenido. Sabemos que crear contenido digital para enseñar, entrenar y explicar conceptos puede llevar mucho tiempo. Y aprender un nuevo software puede resultar intimidante.

Es por eso que nos enfocamos en crear software fácil de usar que cualquiera pueda aprender y aprender rápidamente.

Mito n. ° 3: no sabrá por dónde empezar

Encontrar nuevas formas de incorporar contenido visual en su organización no tiene por qué ser demasiado elaborado o complicado, está destinado a simplificar. Hay muchas formas de utilizar elementos visuales para facilitar la comunicación y ayudar a transmitir el mensaje.

Primero, determine lo que está tratando de lograr y cómo las imágenes pueden ayudar con eso. Luego, empodere a sus empleados y guíelos para asegurarse de que realmente se haga.

6 formas en las que puede comenzar a usar imágenes ahora mismo

Hay varias formas en que los elementos visuales pueden mejorar sus comunicaciones, permitiendo mensajes consistentes en toda su organización mientras trabaja de forma remota. Si bien cada departamento y equipo tendrá diferentes necesidades y usos, aquí hay algunos escenarios comunes para ayudarlo a comenzar:

1. Vídeos de incorporación y formación

Es desafiante…

¿Qué es la comunicación remota? La guía completa (2021)

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