Comunicación síncrona frente a asincrónica: cómo utilizar ambas para dominar el trabajo remoto

Cuando ocurrió la pandemia de COVID-19, muchos de nosotros nos enfrentamos repentinamente a trabajar y aprender desde casa. Si bien el trabajo y la educación remotos no son conceptos nuevos, la mayoría de nosotros no habíamos experimentado los desafíos (y, sí, las recompensas) de un lugar de trabajo o un aula totalmente digital.

Para los nuevos trabajadores remotos, planteó muchas preguntas. ¿Cuál es la mejor forma de comunicarse con sus colegas? Como instructor, ¿cómo puede asegurarse de que sus estudiantes no solo obtengan la información que necesitan, sino que también aprendan? ¿Cómo sé cuándo debo hacer una llamada telefónica o tener una reunión en línea, en lugar de enviar un correo electrónico o hacer un video?

Las respuestas a menudo se reducen a la elección entre comunicación sincrónica o asincrónica. Ambas son formas útiles y válidas de comunicar y compartir conocimientos, pero cada una tiene sus fortalezas y debilidades también.

Puede ser difícil saber cuál usar y cuándo, pero armado con el conocimiento y las herramientas adecuadas, puede ser propietario del trabajo y el aprendizaje remotos.

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¿Qué es la comunicación sincrónica?

Sincrónico simplemente significa que las comunicaciones ocurren en tiempo real, con todas las partes involucradas simultáneamente. ¿Alguna vez ha hablado con alguien por teléfono o ha tenido una reunión o conversación en persona? ¡Felicidades! Te has comprometido en una comunicación sincrónica.

Tipos comunes de comunicación síncrona remota 1. Llamada telefónica o videollamada 2. Reunión virtual 3. Mensaje de texto SMS 4. Conversación de Slack o Microsoft Teams.

Para la mayoría de nosotros, ir a distancia significaba perder la comunicación cara a cara a la que estamos acostumbrados. De repente, cuando quieres hablar con un colega, no es tan simple como pasar a charlar.

Ahora, está sentado en su escritorio con una cámara web y un micrófono hablando con imágenes en una pantalla. Si nunca escuchó o utilizó Zoom o un servicio de videoconferencia similar, es casi seguro que lo haya hecho ahora.

Pero las reuniones virtuales no son los únicos tipos de comunicaciones síncronas remotas. El chat por texto SMS o el chat en línea, como Microsoft Teams o Slack, a menudo también es sincrónico.

¿Qué hace que la comunicación sincrónica sea útil?

La comunicación sincrónica es perfecta para cuando necesita respuestas a una pregunta de inmediato. Su mayor fortaleza es su inmediatez. También es ideal para momentos en los que necesita una lluvia de ideas o cuando desea poder obtener opiniones o ideas en tiempo real. Se parece mucho a las reuniones y conversaciones a las que está acostumbrado en la vida diaria de la oficina.

Mucha gente cree que la comunicación sincrónica es mejor para construir una buena relación o para involucrar a aquellos con los que se está comunicando o enseñando. Si bien eso puede ser cierto en algunos casos, no tiene por qué ser una verdad universal.

¡Pero más sobre eso más tarde!

¿Cómo se queda corta la comunicación sincrónica?

Debido a la inmediatez, requiere que todos estén en el mismo lugar (virtual) al mismo tiempo. Esta es una gran desventaja para las personas que pueden estar en múltiples zonas horarias o que pueden tener dificultades con las conexiones a Internet, la disponibilidad de tecnología u otros desafíos. La mayor fortaleza de la comunicación sincrónica es también su mayor debilidad.

Es posible que la persona a la que interrumpa no siempre comparta su sentido de urgencia sobre un tema en particular.

Aquí en TechSmith, solía coordinar el trabajo de varias agencias de consultoría externas. Algunos de esos consultores estaban en los Estados Unidos, pero otros estaban en Francia, Alemania, el Reino Unido y Australia. Intentar coordinar un momento en el que todos pudiéramos estar disponibles para una reunión sincrónica resultó ser imposible.

Para que una reunión funcione para mis consultores europeos, por ejemplo, normalmente tenía que realizar la reunión antes de las 10 am ET para que no los obligara a quedarse hasta tarde en la oficina. Pero eso significaría que los australianos tendrían que estar en la llamada alrededor de la medianoche.

Eso es simplemente una pregunta irrazonable. En lugar de eso, llevábamos a cabo las reuniones con la mayor cantidad de personas que razonablemente pudieran asistir, y yo grababa la reunión para compartir con aquellos que no podían asistir.

Funcionó, pero también significó que los australianos a menudo no tuvieran la oportunidad de participar como lo hicieron los otros consultores.

Pero ese también es un ejemplo bastante extremo. La comunicación sincrónica puede ser igualmente problemática para las personas que no se encuentran a miles de kilómetros de distancia.

Todos hemos estado en reuniones en las que nos preguntamos por qué estamos allí y maldecimos en silencio la interrupción de nuestra productividad. Lo mismo ocurre con las conversaciones rápidas en el escritorio de alguien. Es posible que la persona a la que interrumpas no siempre comparta tu sentido de urgencia sobre un tema en particular.

La comunicación sincrónica requiere que todos estén presentes, ya sea que sea el mejor momento para ellos o no.

Finalmente, con la comunicación síncrona, hay poco margen de error. En una reunión de transmisión, si la tecnología falla, todos tienen que esperar a que se resuelva el problema o es posible que la reunión deba reprogramarse.

Este tweet reciente de nuestro amigo Brian Fanzo las sumas están bastante bien:

Tweet de Brian Fanzo que dice: La única garantía con el video en vivo es que algo saldrá mal.  Abrázalo.  Prepárate para ello.  Ruede con los golpes.  Esto se vuelve mucho más fácil cuando entras en cada video en vivo recordando que la perfección es un cuento de hadas.

Además, en una conversación en tiempo real, a veces hay poco tiempo para considerar una respuesta a preguntas o soluciones alternativas a los problemas. Es posible que no tenga tiempo para recopilar la información o los recursos necesarios para abordar adecuadamente un problema.

¿Qué es la comunicación asincrónica?

Si ha leído hasta aquí, probablemente ya haya adivinado que, si la comunicación sincrónica ocurre en tiempo real, la comunicación asincrónica debe ser cualquier comunicación que no lo haga. No requiere que todas las partes participen al mismo tiempo para ser efectivo.

Tipos comunes de comunicación asincrónica remota 1. Aplicaciones de gestión de proyectos 2. Sitio wiki o Sharepoint 3. Videos informativos o instructivos 4. Guías de referencia rápida 5. Capturas de pantalla con marcado 6. Chats de Slack o Microsoft Teams.

Realmente es así de simple. ¡Pero hay una amplia variedad de formas de hacerlo!

El correo electrónico es probablemente la forma más común de comunicarse de forma asincrónica en un entorno empresarial. Pero hay. múltiples formas de comunicación.

Otros ejemplos incluyen:

Pero algunos de los métodos sincrónicos también pueden ser asincrónicos o híbridos. Si bien los mensajes directos y los mensajes de texto se pueden realizar en tiempo real, es posible que no esté disponible para responder la pregunta de un colega de inmediato.

Lo mismo ocurre con los mensajes que se dejan en herramientas como Slack o Teams. Las personas pueden optar por responderlas de inmediato o cuando estén disponibles.

Mi ejemplo anterior de grabar una reunión en tiempo real y compartir con cualquier participante ausente es un ejemplo de una especie de híbrido entre sincrónico y asincrónico.

¿Qué hace que la comunicación asincrónica sea útil?

La comunicación asincrónica funciona mejor cuando no se requiere inmediatez. Permite a todas las partes consumir y responder al contenido cuando sea conveniente, apropiado o posible para ellos. No tienen que detener su trabajo para participar en el horario de otra persona.

Además, la comunicación asincrónica permite más tiempo para recopilar información, recursos, pensamientos y opiniones antes de responder preguntas, abordar inquietudes u ofrecer ideas.

La comunicación asincrónica también es más indulgente con los errores y los problemas tecnológicos. Si su computadora falla en medio de escribir un correo electrónico, puede volver a él cuando su computadora se reinicie. Si crea un video para compartir, puede revisar y editar sus errores verbales y dudas.

La comunicación asincrónica no intenta replicar la experiencia de la comunicación cara a cara, sino que aprovecha las ventajas únicas del entorno en línea.

La comunicación asincrónica es escalable de una manera que la comunicación sincrónica a menudo no lo es.

Por ejemplo, la mayoría de los espacios de reuniones virtuales tienen al menos algún tipo de límite en el número de asistentes. Para muchas organizaciones, estos límites no suelen ser un problema. Pero para empresas más grandes o para casos en los que puede ser necesario compartir información con un grupo más grande de personas, estos límites pueden afectar gravemente sus comunicaciones.

Sin embargo, si convierte esa reunión informativa o educativa en un video pregrabado, prácticamente no hay límite en la cantidad de personas que pueden verlo.

Finalmente, la comunicación asincrónica deja más margen para errores y corrige errores o posibles fallas de comunicación. Tiene más tiempo para redactar un mensaje, garantizar su precisión y revisar si hay errores antes de compartirlo.

La comunicación asincrónica no intenta replicar la experiencia de la comunicación cara a cara, sino que aprovecha las ventajas únicas del entorno en línea.

¿Dónde se queda corta la comunicación asincrónica?

Imagínese esto: tiene una fecha límite ajustada y necesita que se respondan un par de preguntas finales antes de terminar. Le envía un correo electrónico a su compañero de trabajo y luego espera.

Y espera.

Y espera.

En la mayoría de los casos, la comunicación asincrónica no es tan efectiva en tiempos de crisis o cuando necesita una respuesta en este momento.

También existe cierta preocupación de que, en muchos casos, la comunicación asincrónica puede ser menos atractiva o personal que la comunicación sincrónica.

Eso ciertamente puede ser cierto. Un correo electrónico casi nunca será tan personal como una llamada telefónica o una conversación cara a cara.

Pero, si se hacen correctamente, muchas formas de comunicación asincrónica pueden ser increíblemente atractivas y personales. En nuestra publicación reciente Cómo cambiar de manera efectiva a la enseñanza en línea: la guía definitiva, presentamos varias formas de garantizar que su aprendizaje asincrónico atraiga a su audiencia, especialmente cuando se trata de hacer videos.

Algunos ejemplos incluyen:

  • Incluyendo video de cámara web de su cara al grabar una plataforma de diapositivas para una presentación.
  • Mantenga sus videos lo más cortos posible.
  • No se exceda con un alto valor de producción.
  • Habla con entusiasmo.

Consulte esa publicación para obtener más información excelente.

¿Es mejor sincrónico o asincrónico para la comunicación remota?

Ninguno es intrínsecamente mejor que el otro. Todo depende de tus necesidades (y las de tu audiencia).

Maneras sencillas de utilizar la comunicación asincrónica 1. Envíe un correo electrónico 2. Convierta una reunión informativa en un video.  3. Cree un screencast para obtener comentarios sobre un documento.  4. Haga una guía de referencia rápida.  5. Cree un video de capacitación en lugar de la capacitación en persona.

Como se señaló anteriormente, cuando la mayoría de nosotros nos alejamos hace unos meses, probablemente intentamos descubrir cómo podríamos replicar el entorno de la oficina (o el aula) con videollamadas, reuniones de transmisión, mensajes directos y otros métodos. Y, si bien eso funcionó a corto plazo, es probable que no pueda sostenerse indefinidamente.

Para la mayoría de las organizaciones, una combinación de métodos de comunicación sincrónicos y asincrónicos será más eficiente y eficaz.

¿Debo elegir comunicación síncrona o asincrónica?

Si no está seguro de si la comunicación sincrónica o asincrónica es adecuada para su necesidad particular, hágase estas preguntas:

  • ¿Es esto lo suficientemente urgente como para interrumpir el trabajo de otros?
  • ¿Necesito una respuesta de inmediato?
  • ¿Mis compañeros de trabajo necesitan esta información en este momento?

Recuerde, una emergencia de su parte no se traduce necesariamente en una emergencia para otra persona.

Considera esto: El entorno en línea nos brinda una serie de oportunidades para comunicarnos de manera efectiva sin tener que hacerlo necesariamente de forma sincrónica. Y, en muchos casos, la comunicación asincrónica funcionará mejor.

¿Recuerda nuestro ejemplo anterior de la reunión que podría haber sido un correo electrónico? Si está llevando a cabo reuniones que son puramente informativas, considere convertir esa reunión en un video. Tu audiencia puede consumir el contenido sin tener que interrumpir su trabajo. Y, con una herramienta como TechSmith Video Review, incluso pueden hacer preguntas y ver las respuestas mientras miran.

A continuación, se indican algunas formas en las que puede utilizar la comunicación asincrónica de forma más eficaz, incluso si no está trabajando de forma remota.

  • Enviar un correo electrónico.
  • Convierta una reunión informativa en un video.
  • Cree un screencast rápido para repasar los cambios propuestos en los documentos en lugar de reunirse en persona.
  • Tome capturas de pantalla y guíe a su audiencia a través de los pasos para completar una tarea.
  • Haga un video de capacitación en lugar de realizar una capacitación en persona.

Para obtener más información y consejos, consulte esta excelente publicación sobre cómo transformar …

Comunicación síncrona frente a asincrónica: cómo utilizar ambas para dominar el trabajo remoto

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