¿Qué es una guía de referencia rápida?

Una guía de referencia rápida es cualquier documentación que proporcione un conjunto de instrucciones condensadas de una o dos páginas sobre cómo utilizar un producto. Pueden ser muy detallados o muy simples, según lo que se necesite.

Casi todos los productos requieren algún tipo de documentación para ayudar a los clientes a comprender cómo usarlos. Dependiendo del producto, a veces esas guías de usuario o manuales de productos pueden tener cientos de páginas con páginas llenas de largos bloques de texto.

En otras palabras, pueden ser bastante abrumadores, especialmente para los nuevos usuarios.

Obviamente, necesita documentación que cubra todo lo que puede hacer su producto. Pero, a veces, sus clientes solo quieren saber algo sin tener que recorrer un montón de contenido para encontrarlo.

Una guía de referencia rápida es una manera perfecta de proporcionar a sus usuarios una gran cantidad de información de acceso rápido de una manera fácil de digerir y atractiva.

Esto es lo que aprenderá:

¿Por qué es importante?

Son especialmente útiles cuando un producto o servicio tiene varias funciones diferentes o avanzadas, pero también se pueden operar de manera más simple.

Por ejemplo, hace unos años, actualicé mi estufa básica con un modelo más agradable y avanzado. Mientras que el horno de la vieja estufa estaba básicamente encendido o apagado con ajustes de temperatura, mi nuevo vino con todo tipo de características nuevas.

Había un ajuste de horneado regular, así como horneado por convección, asado, a prueba de pan y más. Además, el nuevo tiene botones y una lectura digital, mientras que el anterior era solo una perilla que giraba para encenderlo y configurar la temperatura.

Ahora, he horneado una barra de pan o dos en mi día, pero seamos honestos. La mayoría de las veces, cuando uso mi horno, caliento rollos de pizza o tosto un poco de pan de ajo, por lo que uso principalmente la configuración de horneado normal.

Afortunadamente, el fabricante proporcionó una guía de inicio rápido (uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida) para ayudarme a hornear de forma básica. En unos pocos pasos, supe exactamente lo que tenía que hacer para utilizar el horno para su función más básica.

Luego, cuando quería trabajar con las funciones más avanzadas, podía profundizar en el manual completo del producto.

Las guías de referencia rápida permiten a los usuarios encontrar rápida y fácilmente la información que necesitan para realizar una tarea específica o un conjunto de tareas. No reemplazan un manual de usuario completo, pero brindan una forma complementaria fantástica de entregar información.

Afortunadamente, Snagit hace que sea muy sencillo crear una guía de referencia rápida.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre cómo hacer una guía de referencia rápida de alta calidad en poco tiempo.

¿Es una guía de inicio rápido una guía de referencia rápida?

La respuesta rápida: ¡Sí!

Como se señaló anteriormente, una guía de inicio rápido es uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida. Por lo tanto, si bien no todas las guías de referencia rápida son guías de inicio rápido, todas las guías de inicio rápido son guías de referencia rápida.

¿Tener sentido?

Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos

Y, si no tiene las herramientas adecuadas, aquí es donde las cosas pueden complicarse mucho. Puede llevar mucho tiempo intentar poner todo en un documento de Microsoft Word, por ejemplo.

Y si no tiene acceso a un diseñador profesional, asegurarse de que su guía de referencia rápida se vea bien puede ser un poco abrumador.

Pero no tiene por qué ser así.

Te contaré un pequeño secreto: Cuando se trata de diseñar contenido excelente, las plantillas de Snagit 2020 son mi superpoder.

Proporcionan diseños de aspecto profesional que puede utilizar para crear guías prácticas rápidas con la facilidad de arrastrar y soltar.

Snagit 2020 viene con plantillas, pero también puede descargar docenas más con Activos de TechSmith para Snagit.

Las plantillas de Snagit le permiten crear una variedad de diferentes tipos de procedimientos, documentos de proceso, tutoriales y más.

Pero, para este ejemplo, digamos que quería crear una guía de referencia rápida para cinco de las herramientas más comunes en Snagit.

Paso 1. Toma tus capturas de pantalla

Primero, tome todas las capturas de pantalla que necesite y haga las anotaciones (flechas, texto, etc.) que desee incluir en el gráfico.

Paso 2. Crea tu plantilla

Luego, en el editor de Snagit, elija Crear> Crear imagen a partir de plantilla.

Paso 3. Elija una plantilla

Seleccione la plantilla que desea utilizar. Hay muchas plantillas de guías de referencia rápida para elegir.

Para este ejemplo, elegí el Paisaje básico de 5 pasos. Esta plantilla está pensada como una guía paso a paso, pero también es perfecta para esto.

Paso 4. Agrega imágenes

Desde la bandeja en la parte inferior del editor Snagit (la bandeja de Imágenes recientes), arrastre sus capturas de pantalla a los marcadores de posición en la plantilla.

Paso 5. Cambiar el tamaño de las imágenes

Cambie el tamaño o ajuste sus capturas de pantalla según sea necesario.

Paso 6. Agregue contenido escrito

Agregue sus descripciones en las secciones correspondientes en el espacio a la derecha de la plantilla y agregue un título en el cuadro de título.

¡Y tu estas listo!

Me tomó más tiempo escribir los pasos que crear esta pequeña guía de referencia rápida.

Luego, puede compartir, guardarlo, compartir un enlace o imprimirlo para ponerlo en su escritorio.

Tipos comunes de guías de referencia rápida

Hay varios tipos diferentes de guías de referencia rápida, por lo que desea saber exactamente qué necesita su audiencia antes de crear una.

¿Necesita su audiencia una forma rápida y sencilla de empezar a utilizar las funciones más básicas de su producto? Entonces desea crear una guía de inicio rápido.

¿O tal vez necesitan una referencia única para comprender la UX de su software? ¿Qué tal un glosario de términos comunes? ¿O una descripción general de las características principales de su producto?

O imagine que sus usuarios están pasando de una pieza de software a la suya. ¿Qué información podrían necesitar para facilitar la transición? Piense en cosas como las diferencias en los árboles de menú, los iconos, los nombres de las funciones, etc.

Todas esas cosas (y MUCHO más) se pueden lograr con una guía de referencia rápida.

Pero, obviamente, todas esas son aplicaciones muy diferentes. Conozca las necesidades y expectativas de su audiencia y luego cree el contenido que necesitan para tener éxito.

1. Guía de inicio rápido
   Ayude a sus usuarios a poner en marcha rápidamente su producto.
2. Guías de tareas básicas o básicas
   Es similar a una guía de inicio rápido, pero ofrece una descripción general de cómo utilizar las funciones más básicas o principales de su producto o servicio.
3. Guía de funciones más avanzadas
   Una vez que sus usuarios estén listos para llevar las cosas a un nuevo nivel, use una guía de referencia rápida para presentarles otras funciones o características.
4. Guía de cambios de producto
   ¿Su software se actualizó recientemente? Utilice una guía de referencia rápida para guiar a sus usuarios a través de los cambios.
5. Cómo hacerlo paso a paso
   ¿Tienes un proceso que necesitas explicar? ¡Enséñalo!
6. Manual de usuario para productos con funciones o características limitadas
   Si su producto no requiere un gran manual, una guía de referencia rápida puede ser toda la documentación que necesita.

Elementos esenciales para crear una excelente guía de referencia rápida o de inicio rápido

Conozca a su audiencia y sus necesidades

Cuanto más de estos blogs escribo, más me doy cuenta de los temas consistentes. Crear el contenido que su audiencia quiere (y no necesariamente lo que quiere decirles) es uno de los más consistentes.

Como se indica en este artículo sobre cómo crear contenido de educación para el cliente más eficaz, hay varias formas de averiguar exactamente qué es eso, incluidos foros en línea, encuestas a clientes o incluso de su propio personal de soporte técnico.

Independientemente de cómo lo obtenga, entregar el contenido que sus clientes desean y necesitan será de gran ayuda para garantizar el éxito de sus materiales de referencia rápida.

La simplicidad es clave

El objetivo de una guía de referencia rápida es hacer que la información sea fácil y accesible, así que asegúrese de que sea fácil de entender.

Usa imágenes

Evite grandes bloques de texto tanto como sea posible. En su lugar, use elementos visuales como capturas de pantalla con marcas, íconos o fotos de productos, y solo el texto suficiente para asegurarse de que sus puntos sean claros.

Incluya solo información esencial

Consérvelo en una o dos páginas. No intente abarcar todo desde su manual de usuario completo. Piénselo: una guía de referencia rápida que necesita una tabla de contenido probablemente no sea tan rápida.

Elija la información más importante para realizar una tarea en particular o que de otra manera transmita lo que desea mostrar. Reduzca los conceptos complejos a su forma más básica.

Sepa qué dejar dentro y qué dejar fuera. Recuerde, siempre puede crear otra guía de referencia rápida para cubrir otros temas importantes.

Utilice un diseño simple y fácil de seguir

Si su guía de referencia rápida no es visualmente atractiva y fácil de seguir, sus usuarios no la encontrarán útil.

No es necesario crear una obra de arte total para hacer una buena guía de referencia rápida. A veces, una simple captura de pantalla anotada con flechas, texto, etc. puede ser suficiente para que alguien obtenga la información que necesita.

Contenido visual

Siento que no puedo enfatizar esto lo suficiente: su guía de referencia rápida simplemente no será tan efectiva, atractiva y útil como podría ser sin buenas imágenes, íconos, capturas de pantalla u otros elementos visuales.

Las imágenes llaman la atención y ayudan a proporcionar puntos de anclaje a su contenido, ayudando a sus usuarios a identificar rápida y fácilmente puntos importantes de información.

De hecho, nuestra investigación sobre el valor de los elementos visuales descubrió que las personas aprenden mejor con imágenes y texto que solo con texto.

Puede aprender todo sobre lo valiosa que puede ser la comunicación visual con este infografía impresionante.

Y, ¿alguna vez has escuchado los términos que una imagen vale más que mil palabras? Bueno, resulta que la mejor manera de mostrar algo es realmente MOSTRARLO.

Una buena imagen puede transmitir una gran cantidad de información y ayudar a reducir la densidad del texto de su contenido y hacerlo más fácil de usar.

Nuestros amigos de Venngage tienen más información sobre el importancia del contenido visual.

Qué hacer y qué no hacer en la guía de referencia rápida

No todas las guías de referencia rápida serán tan simples como la que creé. Algunos necesitarán más texto, otros necesitarán más imágenes. Algunos necesitarán diseños más complejos. Dependiendo del tema, puede ser más largo.

Existe una amplia gama de tipos y usos de las guías de referencia rápida, y sería imposible cubrirlos todos aquí. Pero, hay algunos pros y contras comunes que son bastante universales:

Hacer

1. Manténgalo lo más corto posible. Lo mejor es una o dos páginas.
2. Utilice elementos visuales como capturas de pantalla anotadas, íconos, productos o imágenes de UX, etc.
3. Utilice un diseño sensato y fácil de seguir, con títulos y subtítulos claros según sea necesario.
4. Conozca a su audiencia y lo que necesitan.
5. Haz que se sostenga por sí solo. Los usuarios no deberían tener que buscar en su manual para comprender su guía de referencia rápida.

No

1. Añada demasiada información. No está tratando de incluir todo su manual de usuario en esta única guía.
2. Haga que sus tamaños de fuente sean tan pequeños que nadie pueda leerlos sin un microscopio electrónico.
3. Repite información innecesariamente.

Comience a crear increíbles guías de referencia rápida con Snagit 2020

Las guías de referencia rápida son una excelente manera de proporcionar a sus usuarios y clientes instrucciones rápidas y prácticas para las características más comunes de su producto o servicio.

Desde capturas de pantalla y edición de imágenes hasta plantillas y recursos de imagen, Snagit 2020 lo hace …