Ya sea que se presente a sus colegas en el trabajo o que dé el discurso de apertura en una conferencia importante, Microsoft PowerPoint y otras presentaciones de diapositivas se han convertido en una forma absolutamente esencial de compartir información.

Es fácil de usar, ofrece una excelente manera de combinar imágenes, videos y texto, y casi no requiere capacitación.

Entonces, ¿por qué tantas presentaciones son tan aburridas?

Todos los elementos están ahí para crear presentaciones efectivas, llamativas y atractivas, pero a menudo nos vemos obligados a pasar diapositiva tras diapositiva de texto superpoblado, difícil de leer e imágenes borrosas (o inexistentes).

No tiene por qué ser así.

No necesitas ser un experto en hablar en público o preocuparte por dar una presentación a nivel de Ted Talk.

Puede hacer que sus presentaciones deslumbren con solo unos sencillos consejos.

Esto es lo que aprenderá:

¿Por qué tantas presentaciones de PowerPoint son aburridas?

Hay muchas razones por las que las presentaciones pueden ser tan aburridas, pero aquí hay dos cuestiones clave:

1. Demasiado texto

Muchas personas creen que necesitan poner todo lo que quieren compartir en sus diapositivas cuando crean presentaciones de PowerPoint (o presentaciones con cualquier software de plataforma de diapositivas, como Google Slides o Apple Keynote). Entonces, llenan sus diapositivas con enormes listas con viñetas o párrafos largos que tienes que entrecerrar los ojos para leer, incluso si estás en la primera fila.

Lo entiendo. Hay mucho que compartir y queremos publicarlo en la menor cantidad de diapositivas posible. Además, ¿qué pasa si alguien quiere descargar mis diapositivas? Necesitarán poder ver todo lo que hablé para entender, ¿verdad?

Incorrecto.

Tratar de meter toda su información en sus diapositivas es un error crucial que conduce a diapositivas abarrotadas y abarrotadas, y casi garantiza que su presentación será aburrida y difícil de comprender.

Aquí está la verdad: su mensaje será más poderoso con menos desorden en sus diapositivas.

2. No hay suficientes imágenes

Un estudio reciente descubrió que los mazos de PowerPoint mal construidos pueden provocar «distracción, aburrimiento y dificultades en el aprendizaje», mientras que uno bien elaborado mejora la participación de la audiencia y la retención de información.

Además, no olvidemos que PowerPoint es un medio visual. La gente no vino a tu presentación para leer el texto de una diapositiva. Vinieron a escucharte presentar información importante. Y la mejor manera de presentar información es con imágenes.

De hecho, nuestra investigación sobre el valor de los elementos visuales muestra que las personas absorben la información más rápido y la recuerdan mejor y durante más tiempo cuando se presenta visualmente en lugar de texto.

Y una presentación visual no solo ayuda a tu audiencia, ¡también te ayudará a ti!

Otro estudio reciente encontró que el 91% de las personas sienten que una plataforma de diapositivas bien diseñada hazlos sentir más seguros al hacer una presentación.

Por lo tanto, su audiencia no solo disfrutará de su presentación y sacará más provecho de ella, ¡usted se sentirá como un mejor presentador!

¡Es un ganar-ganar!

Cómo hacer interesante una presentación aburrida

Como cualquier buen contenido, una gran presentación comienza con una gran planificación. No puedes simplemente juntar algo y esperar que funcione. Aquí hay algunas formas esenciales en las que puede asegurarse de que su presentación sea efectiva, informativa y cautivadora.

1. Estructura tu presentación

Las mejores presentaciones deben contar una historia. Y no puede contar una historia eficaz si no sabe con certeza cómo comienza, se construye y termina.

Por supuesto, no todas las historias serán épicas. A veces, solo necesita compartir datos de ventas o financieros, pero aún así debe tener un punto en todo. ¿Qué estás compartiendo? ¿Por qué es importante? ¿Qué puede hacer su audiencia con esa información una vez que la tenga?

Para estructurar adecuadamente su presentación, primero debe conocer su propósito. Hay cuatro pupros de presentación comunes, aunque muchas presentaciones pueden ser una combinación de dos.

Son:

1. Para informar.
2. Persuadir.
3. Para inspirar.
4. Para entretener.

Por ejemplo, es posible que desee que su presentación entretenga e inspire. O puede que desee persuadir e informar. Elija su tipo (o tipos) de presentación y apéguese a una estructura que le permita lograr su objetivo.

Cualquiera que sea el propósito de su presentación, debe tener un comienzo que presente su tema, un medio que amplíe la comprensión de su audiencia de lo que está presentando y un final que reúna todo lo que presentó y ofrezca un llamado a la acción.

Para ayudar a estructurar su presentación, le recomiendo que utilice un esquema. Podrá diseñar exactamente lo que quiere decir en el orden en que quiere decirlo. Además, ayudará a asegurarse de que no se pierda nada ni se desvíe por tangentes extraños.

2. Divida la información compleja en varias diapositivas

Seamos sinceros. La mayoría de las personas ponen demasiada información en sus diapositivas de PowerPoint. Hay un título enorme, y luego todo lo que el presentador va a decir, literalmente. En esa situación, es casi como si no necesitara un presentador en absoluto.

Tus diapositivas deben resaltar o agregar contexto a lo que estás diciendo. Si tiene mucha información para compartir, no tema distribuirla en varias diapositivas. Tus diapositivas deben tener espacios en blanco que permitan a tu audiencia concentrarse en lo que es importante.

A veces, pueden ser unas pocas palabras o una imagen o dos.

No llene sus diapositivas con paredes de texto. Eso casi garantiza una presentación aburrida.

3. Dale vida a tu presentación con videos

¿Vídeos en una presentación de PowerPoint? ¡Sí!

Una de las preguntas más comunes que veo es «¿cómo hacer que una presentación de PowerPoint sea interesante?». Y el video es una manera fácil de hacer que una presentación en seco cobre vida.

Los videos ayudan a captar la atención de su audiencia y pueden ayudarlo a mantener el ritmo de su presentación.

Estratégicamente, los videos pueden ayudarlo a enfatizar puntos o brindar un descanso necesario de la monotonía de escuchar a un presentador durante una hora o más.

Puede utilizar una variedad de tipos de videos:

• Imágenes de antes y después para demostrar el progreso del proyecto.
• Screencasts que muestran resultados de datos.
• Tutoriales rápidos e informales sobre cómo realizar una tarea.

Agregar un video es fácil y hay varias formas de incluir uno. Puede cargarlo desde su computadora o incrustar un enlace a un sitio en línea. Sin embargo, tenga cuidado con el uso de un video en línea. Es una buena idea tener una copia de seguridad en su computadora lista para funcionar en caso de que el wifi del lugar sea irregular.

Screencasts: el superpoder de tu video de presentación

Una de las mejores formas de utilizar el video en una presentación es un screencast. Un screencast es una grabación de su pantalla mientras recorre un proceso, demuestra una interfaz de usuario o una función similar.

Son como capturas de pantalla en el sentido de que puede capturar lo que está sucediendo en su pantalla (incluido el audio), pero como una grabación de video, no solo como una imagen estática.

¿Necesita informar sobre los resultados del proyecto? Un screencast es una solución perfecta. Puede mostrar los datos y agregar comentarios a través de su micrófono.

Comience usando su función de grabación de pantalla, configure la captura de grabación de video. Luego edite el metraje según sea necesario (como recortar el tiempo) e insértelo en PowerPoint.

Para cargar un video desde su computadora:

1. Deténgase en la diapositiva donde desea el clip
2. Haga clic en la pestaña Insertar en la parte superior de la pantalla
3. Vaya a Video y luego haga clic en Película desde archivo …

4. Aprovecha el poder de los GIF animados

Los GIF animados ya no son solo para las redes sociales.

Hay muchos usos prácticos para los GIF animados en la actualidad. Si necesita una forma sencilla de demostrar un proceso paso a paso para un compañero de trabajo o cliente, un GIF en bucle es una herramienta perfecta, especialmente si se trata de un clip corto que no necesita audio.

También son excelentes para demostrar un proceso, mostrar causa y efecto o representar una comparación de antes y después. Y, a diferencia de un video, no es necesario presionar reproducir con un GIF, por lo que usar uno no ralentizará su presentación.

Otro buen uso de los GIF animados en PowerPoint es el humor. Intente incluir un GIF animado como un poco de alivio cómico después de una serie de diapositivas con mucho texto. A todo el mundo le encantan los perros divertidos, las reacciones y los clips de películas.

Una advertencia: tenga en cuenta el tamaño de su GIF. Si durará más de 30 segundos, probablemente sea mejor usar un video.

Agregar un GIF animado a su PowerPoint es tan simple como:

• Guarde el GIF que desea usar en su escritorio y navegue hasta la diapositiva deseada.
• Elija imágenes en la pestaña Insertar de PowerPoint y seleccione su archivo.
• Haga clic en Insertar o Abrir y luego ejecute la Presentación de diapositivas para obtener una vista previa de su GIF.

Con Snagit, puede crear un GIF a partir de cualquier video y compartirlo directamente en PowerPoint.

5. Utilice capturas de pantalla para enfatizar su punto.

Las capturas de pantalla son herramientas valiosas que se pueden utilizar para ilustrar su punto a medida que habla sobre él. Esto permite que la audiencia lo siga y conecte lo que escuchan con lo que ven.

Una captura de pantalla es una imagen de la pantalla de su computadora. Esto captura todo lo que tiene en la pantalla y lo guarda como un archivo de imagen. Luego puede editar e insertar su captura de pantalla en su presentación.

Tomar una captura de pantalla de alta calidad se simplifica y mejora con Snagit. Puede editar capturas de pantalla fácilmente, como agregar flechas y quitar el cursor de la imagen final.

Comience abriendo Snagit, luego arrastre el cuadro a sus parámetros y bloquéelo.

Es posible que desee incluir una captura de pantalla si se refiere a datos, como resultados de una encuesta o análisis. Puede mejorar aún más esas capturas de pantalla agregando flechas y leyendas personalizadas. Agregar elementos que resalten información interesante agrega más peso a un punto importante.

6. Utilice capturas de pantalla personalizadas en lugar de imágenes de archivo

Como regla general, cuanto más únicos puedas hacer tus elementos visuales, mejor será tu presentación. Aunque las imágenes de archivo pueden ser atractivas por conveniencia, limitan el impacto de su presentación.

A estudio reciente mostró que las imágenes pueden afectar el estado de ánimo de una persona sin que la persona se dé cuenta. Esto significa que insertar imágenes más vívidas en una presentación tendrá un mayor impacto en el espectador.

Tome el asunto en sus propias manos con Snagit, que le permite personalizar capturas de pantalla e imágenes para mejorar su presentación.

Por ejemplo, puede utilizar la herramienta de desenfoque para centrar la atención de la audiencia en lo que quiere que vean. Elimine la distracción de la ecuación difuminando la información de identificación personal. También puede eliminar los fondos de imágenes que puedan entrar en conflicto con su presentación.

¿Qué sucede si necesito compartir las diapositivas con personas que no asistirán a la presentación?

A veces, necesita compartir sus diapositivas con personas que no podrán asistir a su presentación. O tal vez desee compartirlos con las personas que asistieron para que puedan revisarlos más tarde.

Si no incluye todo tipo de texto y contexto en sus diapositivas, ¿cómo sabrán qué …