¿Está buscando ayudar a los empleados a completar las tareas mejor y de manera más eficiente? Las ayudas para el trabajo son excelentes herramientas para el trabajo que brindan la información correcta en el momento adecuado a los empleados. Cuando están bien redactados, ahorran tiempo, aumentan la precisión y mejoran el desempeño laboral.

Siga leyendo para aprender cómo crear y mejorar ayudas laborales efectivas, incluso si nunca ha creado una.

Cree fácilmente ayudas laborales (plantilla gratuita)

Las plantillas de Snagit son la forma más rápida de crear ayudas para el trabajo de aspecto profesional. Ahorre tiempo, aumente la precisión y mejore el desempeño laboral en minutos.

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¿Qué son exactamente las ayudas para el trabajo?

Las ayudas para el trabajo son instrucciones sencillas y claras sobre cómo hacer algo en el trabajo. Pueden incluir hojas de trucos, corredores de memoria, páginas de una página, herramientas de apoyo al rendimiento, listas de direcciones y mucho más. Esencialmente, cualquier cosa diseñada para reducir errores evitables en el trabajo puede considerarse una ayuda laboral.

Las ayudas para el trabajo tienen muchos nombres y se utilizan en todo tipo de industrias como impulsores del rendimiento. Son lo suficientemente útiles como para que, si las empresas no los proporcionan automáticamente, los empleados tienden a crear ayudas para el trabajo por su cuenta.

¿Alguna vez ha visto tarjetas de instrucciones de 3 x 5 escritas a mano pegadas a la pared junto a una impresora? ¿Qué tal notas adhesivas que salpican el perímetro de la pantalla de una computadora? Estos son ambos tipos de ayudas para el trabajo informal que los propios empleados han hecho.

Independientemente de si se les paga por hora o proyecto, o se les paga, la gente quiere saber cuál es la mejor manera de hacer las cosas de manera rápida y eficiente. Nadie quiere perder el tiempo buscando instrucciones.

Persona que tiene una página de instrucciones mientras intenta armar algo.
Las instrucciones de montaje son un tipo de ayuda para el trabajo que la mayoría de nosotros hemos visto en algún momento de nuestras vidas.

Por lo general, las ayudas para el trabajo son documentos impresos de una página o menos. Los encontrarás cerca de todo tipo de áreas de trabajo, desde líneas de montaje hasta instituciones financieras. Se pueden colgar en una pared o en un cubículo. Pueden ser una tarjeta plastificada cerca de la recepción o un póster cerca del almacén. En ocasiones, las ayudas para el trabajo son digitales: una imagen o un archivo PDF en una computadora, una aplicación de teléfono inteligente o un video corto.

“Pero ya tenemos archivos de ayuda en línea. ¿Por qué necesito una ayuda para el trabajo por separado? ”, Puede preguntar. Los empleados no quieren desplazarse por varias páginas de texto para encontrar lo que necesitan. Esto es especialmente cierto cuando las instrucciones aparentemente están «enterradas» dentro del programa que ya están usando.

A menudo, puede ser mejor tener instrucciones claras separadas del programa real. A medida que las tareas del lugar de trabajo se vuelven más digitales, incluso las ayudas impresas siguen siendo formas sólidas y eficaces de compartir información precisa.

Principales formas en las que las ayudas laborales mejoran el rendimiento

Hay tres formas principales de las ayudas laborales ayudan a los empleados a hacer las cosas más rápido (y mejor). Cuando necesiten:

  • Recuerda como hacer algo
  • Resolver un problema
  • Aprenda qué hacer cuando algo cambia

El entrenamiento solo llega hasta cierto punto y solo permanece en la memoria de una persona por un corto tiempo. Cuando la sesión de coaching cara a cara de hace unas semanas ya se está volviendo obsoleta y escuchas, «¿Cómo hago esa tarea de nuevo?», Ahí es cuando las ayudas laborales brillan. Están disponibles bajo demanda con exactamente la información que los empleados necesitan, cuando la necesitan.

Tanto los empleadores como los empleados tienen mejores días cuando las respuestas están disponibles de inmediato. En lugar de tener que perseguir a alguien en busca de ayuda, los empleados tienen una ayuda laboral que les muestra los pasos necesarios para completar un proceso. No es necesario hojear capas de documentación para encontrar las instrucciones exactas: hay una ayuda para el trabajo junto a su estación de trabajo para que los empleados puedan completar la tarea correctamente la primera vez.

Ejemplo de ayuda laboral: plano de la oficina, codificado por colores, con extensiones de número de teléfono
Las ayudas para el trabajo, como esta referencia del plano de la oficina, pueden laminarse y colocarse en una pared, imprimirse y guardarse cerca de un escritorio o un JPG en la red de la empresa.

Las ayudas para el trabajo no solo son excelentes para ayudar a los empleados a recordar lo que han aprendido en una capacitación (como los procesos que solo deben hacer ocasionalmente y no necesitan memorizar), sino que también son útiles cuando algo cambia, para la resolución de problemas, por ejemplo, o para recorrer los pasos de un flujo de trabajo ligeramente diferente de nuevas versiones de software.

Estas eficiencias se suman. Según Peregrine Performance Group, las empresas con las que trabajan han sustituido un curso de formación de una semana por un día de formación más una ayuda laboral. No solo se necesita menos formación, competencia aumentada en un 50%. Cuando se toma el tiempo para escribir una ayuda laboral eficaz, puede esperar este tipo de beneficios:

  • Ahorre tiempo haciendo las tareas laborales más rápidamente
  • Evite cometer errores, gracias a tener instrucciones claras
  • Menos estrés de los empleados
  • Reducir las solicitudes de ayuda de ida y vuelta innecesarias
  • Mejor control de procesos / estándares al compartir el mismo conocimiento con todos a la vez
  • Menos formación y reentrenamiento
  • Mejor experiencia para empleados y clientes

Además, son rápidos: los ayudantes de trabajo pueden ser implementado un 75% más rápido que el entrenamiento tradicionalya un costo mucho menor, para un ROI mucho mejor.

Cuando no para usar una ayuda laboral:

Cuando no hay tiempo para mirar uno. En algunos casos, los empleados necesitan conocer los procesos y procedimientos de memoria. No hay tiempo para mirar una tarjeta, no importa cuán convenientemente esté ubicada. A veces, la tarea requiere que un empleado mantenga toda la atención y la mirada en la tarea en cuestión (como en un entorno de atención médica en un paciente o en la fabricación de una pieza de maquinaria). En estos casos, los empleados deben memorizar los pasos y poder reaccionar de inmediato, sin la ayuda de instrucciones externas.

Cuándo podría reducir la credibilidad. Particularmente en los roles de cara al cliente, hacer que los empleados se refieran a una ayuda laboral puede no ser la imagen que desea retratar. En algunas situaciones, los clientes esperan que los empleados ya conozcan cierta información. Incluso si las instrucciones adicionales serían útiles, sería mejor evitarlas.

Cuando cada tarea es diferente. Si no hay coherencia en las tareas del trabajo, las ayudas para el trabajo no ayudan.

Como sustituto de todo entrenamiento. Las ayudas para el trabajo no se sostienen por sí solas por completo. Los empleados todavía se desempeñan mejor con un nivel básico de capacitación, con ayudas laborales como cumplidos.


Cómo crear una ayuda laboral (guía paso a paso)

Con los pasos correctos, puede crear de manera fácil y económica una ayuda para el trabajo que dispara el desempeño de su equipo.

1. Reúna información sobre la tarea.

Habla con los empleados que ya realizan este proceso. ¿Cómo lo completan? ¿Qué pasos toman y en qué orden? Asegúrese de hablar con una variedad de empleados: los experimentados que han hecho este trabajo una y otra vez, así como los novatos. ¿Cómo difieren sus perspectivas? Intente hacer el trabajo usted mismo y tome nota de la información que necesita.

Consejo profesional: Asegúrese de entrevistar también al menos motivado empleado en plantilla. Si bien puede parecer contradictorio, esta persona a veces es su mejor activo al crear una ayuda laboral, ya que probablemente ya haya descubierto la forma más rápida de hacer la tarea o un atajo efectivo.

2. Elija una estructura

Las ayudas laborales se clasifican naturalmente en una de tres categorías:

Lista de Verificación

Esto funciona cuando hay muchas cosas por hacer, pero sin ningún orden en particular. Por ejemplo, mantener la coherencia para las inspecciones de equipos y el papeleo de las nuevas contrataciones.

Ejemplo de ayuda laboral: lista de verificación previa al despegue del vuelo
Las ayudas para el trabajo pueden ayudar a garantizar las medidas de seguridad incluso cuando los empleados ya las hayan memorizado.

Paso a paso

Úselo cuando sea necesario hacer las cosas en un orden determinado. Un diagrama de flujo (como este diagnóstico para proveedores de atención médica) o el árbol de decisiones si-entonces puede tener sentido para diseñar el proceso de una manera lógica. Si necesita que los empleados registren la información a medida que avanzan (por ejemplo, si están notando las temperaturas en una sala de servidores o contando productos en un almacén), puede hacer que la ayuda de trabajo se pueda completar o usar una aplicación interactiva.

Ejemplo de ayuda laboral que muestra a los empleados la forma correcta de lavarse las manos antes de regresar al trabajo.
Esta ayuda laboral familiar del Organización Mundial de la Salud muestra a los empleados cómo lavarse las manos correctamente antes y después de manipular alimentos.

Referencia

Esto es mejor cuando no hay pasos concretos y no se necesita toda la información a la vez. Los empleados pueden ver esto cuando necesitan encontrar un número de SKU popular, compartir un número de teléfono con otro departamento o ubicar una instalación de almacenamiento en un mapa regional.

A veces, una ayuda laboral tendrá muchas secciones, cada una con una estructura diferente. No se empantane con el varias opciones. El mejor formato se hará evidente una vez que empiece a escribir. Al final, a nadie le importa cuál elijas, siempre que la ayuda para el trabajo ayude a hacer la tarea más rápido y mejor.

3. Elija un formato

¿Vivirá esto como un papel laminado impreso de 8.5 × 11 colgado en una pared, o como un JPG digital en la red? ¿Será una aplicación interactiva? Elija el formato con anticipación para asegurarse de que la información se ajuste. La mayoría de los asistentes de trabajo tienen una página o menos, o están visibles en una pantalla sin necesidad de desplazarse.

Según una investigación de TechSmith y Cebr, dos tercios (67%) de las personas comprenden mejor la información cuando se comunica con imágenes. En lugar de una pared de texto, reemplace las palabras escritas con imágenes tanto como sea posible: use imágenes, gráficos y cualquier otro elemento visual que se ajuste a su formato.

Cómo escribir una ayuda laboral

Cuando se trata de armar una ayuda laboral, menos contenido es definitivamente más. Nos encanta usar Snagit como ayuda para el trabajo porque hace que tomar capturas de pantalla y agregar anotaciones sea rápido y fácil. A continuación, le indicamos cómo crear una ayuda laboral con Snagit:

1. Toma tus capturas de pantalla

Abra Snagit y haga clic en el gran botón rojo Capturar. Desde allí, podrá seleccionar el área de su pantalla que desea capturar. El editor de Snagit se abrirá y cargará automáticamente su imagen. Aquí es donde realmente comienza la diversión:

2. Anotar

Si la ayuda para el trabajo describe una tarea física, tome fotos y márquelas con flechas, etc., para señalar lo que debe hacerse. Para tareas digitales, tome capturas de pantalla. Snagit no solo le permite tomar y editar capturas de pantalla, también puede agregar formas, resaltar y mostrar pasos en un proceso dentro del mismo programa.

los Step Tool automatiza la numeración – haga clic alrededor de la captura de pantalla para agregar pasos secuenciales.

Un ejemplo de ayuda laboral sobre cómo iniciar sesión y obtener informes de clientes.
Con números de pasos claros, esta ayuda de trabajo muestra capturas de pantalla sobre cómo generar informes de clientes en un sistema de registro de cuentas.

Consejo profesional: Utilice verbos de acción para describir procedimientos. Son más fáciles de seguir, infunden más confianza al usuario y fomentan el impulso. Por ejemplo, diría “Abra el pestillo. Retire el revestimiento interior «, en lugar de» Una vez que se abre el pestillo, se debe quitar el revestimiento «.

Si las instrucciones abarcan varias pantallas o fotos, combínelas en un documento y agregue cualquier texto alrededor o encima de las imágenes.

Snagit le permite combinar varias imágenes en un documento y arrastrar y soltar para mover imágenes.

Para un formato digital, grabe un video corto (nos gusta Camtasia) con una tabla de contenido en la que se puede hacer clic.

Ten una mirada consistente

Elija un esquema de color y estilo, y cúmplalo en todas las ayudas para el trabajo. Utilice fuentes, tamaños, colores y la marca de la empresa consistentes cuando sea posible. Los mejores editores de imágenes tienen plantillas y activos que le permiten mantener un aspecto uniforme.

Hágalo multilingüe

Una ayuda laboral no funciona cuando la gente no puede leerla. Asegúrese de que su ayuda laboral esté localizada en tantos idiomas como sea necesario para sus empleados.

Las ayudas de trabajo pueden brindar recordatorios importantes al personal en todos los idiomas, como se ve en la tarjeta de recordatorio de inspección para el equipo de la cervecería. Las ayudas para el trabajo que usan imágenes sin texto pueden ser incluso más fáciles de usar.

3. Probar y revisar

Ahora que ha creado su ayuda para el trabajo, vea cómo funciona en la vida real. Encuentra un…

Cómo crear una ayuda laboral (plantilla gratuita)

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