Tarde o temprano, toda empresa u organización necesita crear un manual de formación. A menudo, necesitan crear varios manuales para cubrir las necesidades de formación tanto internas como externas.

Internamente, los manuales de formación ayudan a todos los empleados a seguir siendo eficientes y productivos en el curso de su trabajo.

Externamente, los manuales de capacitación son piezas de contenido crítico para la educación, la capacitación y, lo más importante, la satisfacción del cliente.

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Pero, si eres como yo, el término «manual de entrenamiento» evoca una imagen mental monótona. Un folleto grueso de aspecto corporativo encuadernado en una cubierta suave. Tal vez tenga algunas imágenes de archivo, o tal vez sea solo el título en una portada sólida.

Entonces, primero, borremos esa imagen de nuestras mentes. El antiguo formato de folleto todavía tiene su lugar en el mundo (por ejemplo, la guantera de su automóvil), pero ahora hay muchas más opciones. Los manuales de formación de hoy en día no se ven ni funcionan como los manuales de formación que solían hacerlo. También es posible que cualquiera pueda crear uno.

En esta publicación, repasaremos cómo puede escribir un excelente manual de capacitación y algunas de las opciones que tiene a medida que lo crea.

¿Cuál es el propósito de un manual de capacitación?

Si bien el paquete del manual de capacitación tradicional ha cambiado, su noble propósito sigue siendo constante.

Un manual de capacitación es un conjunto de instrucciones que mejoran la calidad con la que se realiza un trabajo, proceso o tarea. Las empresas utilizan manuales de formación con formación presencial, remota, bajo demanda y justo a tiempo. Algunas aplicaciones comunes incluyen:

  • Incorporación de nuevos empleados
  • Implementación de nuevos sistemas y software
  • Nuevo protocolo o documentación de procesos
  • Compartiendo procedimientos operativos estándar
  • Formación y educación del cliente
  • Instrucciones e información del producto

Las empresas crean manuales de capacitación para empleados para aumentar la productividad organizacional y garantizar que todos tengan las herramientas y la información necesarias para sobresalir en sus trabajos.

Por otro lado, las empresas y organizaciones crean manuales de formación que también ayudan a sus clientes. Enseñan cómo usar sus productos, cuando ciertas funciones son útiles, y demuestran los flujos de trabajo clave.

Los manuales de capacitación para la educación del cliente ayudan a los usuarios a aprovechar al máximo su compra. Son un recurso fundamental y todas las empresas de éxito los proporcionan.

Los mejores manuales de formación son guías informativas fáciles de seguir. Presentan conceptos en un lenguaje claro, utilizando ejemplos e imágenes relevantes. Si se hace correctamente, un buen manual de capacitación se convierte en un recurso confiable para empleados y gerentes o clientes y clientes.

Cómo escribir un manual de capacitación

Crear un excelente manual de capacitación puede resultar intimidante, pero no tiene por qué serlo. Con el enfoque correcto, puede pasar rápidamente del esquema a la producción y proporcionar a sus compañeros de trabajo o clientes, cualquiera que sea su audiencia, un recurso útil y fácil de usar.

Así es cómo.

Paso 1: define tu audiencia

Lo primero que debe hacer cuando comienza a trabajar en su manual de capacitación es saber para quién está escribiendo. Para hacer esto, desarrolle una imagen de cuándo, dónde y cómo las personas accederán a su contenido de capacitación.

Para comprender a su audiencia, puede hacer y responder preguntas como:

  • ¿Qué los traerá a su manual de capacitación?
  • ¿Cuál es su nivel de experiencia?
  • ¿En qué industria trabajan?
  • Cuanto tiempo tienen
  • ¿Tienen preferencia por el contenido escrito o visual?
  • ¿Hay referencias lingüísticas o culturales que deba conocer?

Responder estas preguntas le ayuda a ajustar el tamaño correcto de su contenido. Con una comprensión de cosas como el nivel de habilidad de la audiencia, su contexto y sus preferencias de contenido, puede crear su contenido para que se ajuste a sus expectativas y necesidades.

Es fácil omitir este paso y decirse a sí mismo que tiene una comprensión implícita de su audiencia. Y, aunque probablemente lo haga, dedicar algo de tiempo a desarrollarlo y enfocar la imagen con claridad lo ayudará a crear contenido de capacitación que realmente resuelva los problemas de su audiencia.

Paso 2: planifica tu contenido

Un gran manual de entrenamiento es fácil de navegar. Alguien que lo encuentra por primera vez se siente cómodo descubriendo la información que necesita y un usuario recurrente puede encontrar rápidamente contenido y temas específicos.

Puede asegurarse de que este sea el caso de su manual de capacitación planificando estratégicamente su contenido. En pocas palabras, esto significa disponer todo su material de formación y organizarlo de forma lógica.

Hay diferentes temas que puede usar para organizar y categorizar los temas en su manual de capacitación. Podrías organizarlos por:

  • Principiante a temas avanzados
  • Trabajos por hacer
  • Características del producto
  • Frecuencia de uso
  • Popularidad entre la audiencia

Este puede ser un proceso rápido para contenido de capacitación breve y único, o puede llevar más tiempo si está creando una guía completa.

Si tiene muchos temas, considere colocarlos en grupos y usar encabezados y subsecciones para crear un flujo lógico y una organización dentro de su manual. Utilice esta estructura para crear una tabla de contenido en el manual final.

Paso 3: determinar el formato de presentación del contenido

Usted conoce a su audiencia y sabe lo que quiere cubrir, por lo que ahora es el momento de determinar cómo presentará su contenido.

En muchos casos, habrá formas ideales de entregar su contenido. Averiguar cuál es requiere pensar tanto en su audiencia como en su contenido. Tiene varias opciones para la entrega. Los medios de entrega comunes para los manuales de capacitación incluyen:

  • Artículos de la base de conocimientos
  • Tutoriales en vídeo
  • Cursos online
  • Guías en PDF
  • Guía impresa o folletos

Cuando se trata de su audiencia, considere su contexto.

  • ¿Dónde están mientras consumen este manual de formación?
  • ¿Qué herramientas y recursos tienen a su disposición?
  • ¿A qué no tendrán acceso?
  • Cuanto tiempo tienen

Preguntas como estas le dirán si cosas como video, interactividad y estrategias de evaluación particulares son técnicas viables para incluir en su material de capacitación.

Al mismo tiempo, algunos temas son más adecuados para videos, mientras que otros son mejores para texto e imágenes. Si está mostrando procesos complejos que deben verse en acción, puede considerar usar un video. Si está trabajando con una serie de secuencias sencillas y discretas, lo ideal sería utilizar un formato escrito compatible con imágenes.

Una cosa buena es que los manuales de capacitación de hoy en día a menudo se entregan en línea. Puede combinar diferentes formatos en uno y proporcionar contenido multimedia enriquecido.

Paso 4: Desarrolle su contenido

En este punto, está listo para comenzar a desarrollar su contenido.

Para manuales de formación basados ​​en vídeo

Si está creando videos para su manual de capacitación, aquí es cuando puede comenzar a crear guiones gráficos, escribir guiones, grabar y editar videos.

Si nunca antes ha creado videos, no se desanime de adoptar este enfoque. TechSmith Camtasia es una gran herramienta utilizada por creadores de videos profesionales, pero es fácil de usar para principiantes. También hay toneladas de excelentes tutoriales que lo ayudarán a crear en poco tiempo.

Además, ofrecemos Academia TechSmith, un recurso gratuito donde todos, desde los aspirantes a los creadores avanzados, pueden encontrar todos los recursos que necesitan para comenzar y mejorar sus habilidades. Encuentre contenido sobre toneladas de temas relacionados con la capacitación, la creación de videos y más.

Para manuales de formación basados ​​en texto e imágenes

Los manuales de capacitación que se crearán utilizando texto e imágenes escritos pueden parecer anticuados, pero no lo son. En muchos casos, esto se ajustará mejor a su audiencia y a su contenido.

Si su manual cubre un proceso basado en computadora, capture capturas de pantalla de cada paso. Alternativamente, para los procesos del mundo real, las fotos que demuestran el proceso o las ilustraciones gráficas son ideales.

Anotar imágenes para mayor claridad

Las capturas de pantalla y las imágenes a menudo necesitan un par de ajustes para transmitir realmente su punto de vista. Por lo general, esto significa agregar anotaciones como flechas, formas y otras llamadas. Otro buen detalle es eliminar u ocultar información sensible o innecesaria.

Use las herramientas de dibujo y edición en Snagit para editar sus imágenes de modo que transmitan el mensaje correcto y tengan información innecesaria o sensible borrosa o eliminada.

Edite todas sus imágenes para prepararlas para incluirlas en su manual de capacitación.

Paso 5: Reúna y entregue su manual

Ahora es cuando la creación de un manual de formación suele volverse tediosa. El proceso de agregar imágenes a una plantilla, documento u otra fuente implica frustraciones de formato, problemas de tamaño de la imagen y otros desafíos imprevistos similares.

En este caso, una solución fácil es crear a partir de plantillas en Snagit. Esto le permite seleccionar las imágenes que desea incluir en su manual, agregar texto, organizar el orden y hacer selecciones sobre la apariencia en un proceso rápido.

Menú de plantillas en TechSmith Snagit.

Snagit viene con una serie de plantillas profesionales entre las que puede elegir, y puede encontrar más plantillas gratuitas y premium y otros recursos en Activos de TechSmith para Snagit.

Este es un gran método para usar porque puede asumir cada proceso o tarea que necesita cubrir y crear una sección separada del manual.

Luego, puede guardar cada uno como un PDF o una imagen para compartir, compilar en una guía completa o publicar individualmente en la intranet de una empresa.

Por supuesto, hacer documentos individuales independientes puede que no sea el enfoque correcto. En este caso, podría considerar el uso de herramientas como Zendesk o MadCap Flare para crear un centro de soporte de la base de conocimientos o un documento de archivo de ayuda.

Si está creando una base de conocimientos en línea, debería poder usar videos, imágenes y contenido escrito al mismo tiempo. Por lo tanto, sea creativo y cree contenido que cubra todo lo que su audiencia pueda necesitar.

Paso 6: realice un seguimiento de los comentarios y mantenga su contenido actualizado

El último paso para crear un manual de capacitación es obtener comentarios y mantenerlo actualizado.

Si interactúa con su audiencia, escuche sus comentarios sobre la ayuda que brinda. Según lo que digan, vea si hay temas que deban ampliarse o que aún no se hayan cubierto en absoluto.

Como siempre, los sistemas cambiarán, los productos y las funciones se actualizarán y su contenido necesitará actualizaciones para seguir siendo relevante y útil. Asegúrese de conservar los archivos de origen de todo su trabajo para que pueda volver fácilmente a ellos y realizar actualizaciones.

Conclusión

Un manual de entrenamiento ya no tiene por qué ser el grueso y aburrido tomo que alguna vez fue. Las personas están acostumbradas a aprender en línea y, a menudo, lo prefieren a las fuentes de información analógicas.

Los manuales de capacitación en línea también son más fáciles de acceder y navegar que sus antepasados ​​en papel. Se pueden buscar y permiten a los usuarios marcar páginas particulares para acceder fácil y rápidamente al contenido de uso frecuente.

Con las herramientas adecuadas y el proceso compartido aquí, puede crear excelentes manuales de capacitación para colegas o clientes por igual.

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Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en julio de 2019 y se actualizó en septiembre de 2020 para mayor precisión y exhaustividad.

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