Cómo crear instrucciones paso a paso utilizando elementos visuales »Wiki Ùtil Blog

Hay algunos tutoriales que requieren más que texto para ser entendido por los lectores. Al crear instrucciones paso a paso utilizando elementos visuales, puede introducir a los lectores en detalles que de otro modo no se habrían comunicado. Esas imágenes pueden ser imágenes fijas o capturas de pantalla, GIF animados, tablas de comparación o videos. Además de ayudar a los lectores a comprender su contenido, las imágenes también rompen la monotonía de una gran cantidad de texto.

En el último año, he trabajado como redactor técnico para Joyent escribir instrucciones y creando videos dirigido a usuarios de todos los niveles. Esto requiere precisión: la gente confía en mí para crear instrucciones y guías paso a paso para una tarea técnica. Si me olvido de un paso o asumo que los lectores ya conocen un fragmento de información, es posible que se vayan frustrados y nunca regresen a nuestro contenido. Por otro lado, si estoy también detalló que el contenido podría parecer excesivo y ambiguo, además de requerir actualizaciones más frecuentes. Sin presión.

Encontrar los lugares donde una imagen puede reemplazar algunos de esos detalles demasiado precisos me ahorra tiempo y energía. Además, los lectores se alejan sabiendo lo que esperan ver, lo que, con suerte, les facilitará la vida. Siempre que sea posible, siga algunos consejos clave de escritura: muestre, no diga (tan esencial que tiene su propio Página de Wikipedia).

No es necesario ser un escritor técnico para beneficiarse de un lenguaje de proceso preciso. Siga leyendo para conocer las estrategias para preparar instrucciones y agregar elementos visuales a cualquier documento.

Antes de comenzar a visualizar, considere a su audiencia

Antes de producir cualquier contenido, debes saber para quién lo estás produciendo y cuáles son sus expectativas. Aunque es imposible anticipar las necesidades individuales de cada lector, las reglas que estableces influyen en el tono de tu contenido y pueden ayudarte a tomar decisiones más adelante cuando crees el esquema de tu proceso.

audiencia

Considera lo siguiente:

  • ¿Mis lectores ya son expertos? ¿Han realizado este proceso antes, si no exactamente en circunstancias similares?
  • ¿Mis lectores son internos o externos? Si mis lectores están dentro de la misma empresa, ¿qué idioma compartimos que ayudará a explicar mejor el proceso?
  • ¿Con qué estado de ánimo llegarán a mi contenido? ¿Estoy creando este contenido para alguien que tiene prisa por hacer algo, o es para un alumno más informal que solo espera continuar su educación sobre un tema?
  • ¿Qué es más importante para mis lectores? ¿Qué es lo menos importante?
  • ¿Cómo prefieren aprender mis lectores? ¿Sé si una publicación de blog tiene más éxito que un video? ¿Existe algún dato analítico que respalde estas afirmaciones?
  • ¿Son mis lectores hablantes nativos de inglés? Si utilizo un modismo, ¿obstaculizará su capacidad para aprender a completar el proceso?

No importa lo que esté creando, siempre lo está creando con un lector en el otro extremo. Cuanto mejor conozca a su lector y produzca contenido pensando en él, es más probable que vuelva a buscar más contenido.

Resuma el proceso con tantos detalles como sea necesario

Una forma de preparar un proceso o tutorial para cualquier medio es comenzar con una tabla de dos columnas. La primera columna contendrá cada paso individual que el lector debe realizar para completar una tarea. Esos pasos pueden ser tan pequeños y precisos como «enviar su solicitud» o tan grandes e inespecíficos como «completar el resto del formulario».

La segunda columna será su columna de proceso visual. Al principio, es posible que esto no incluya ninguna imagen real, sino una descripción de lo que serán las imágenes. Si está creando un documento escrito, no necesita tener un objeto visual coincidente para cada paso en la columna uno. Si va a crear un screencast, cada cuadro debe tener una nota sobre el tipo de imagen que se incluirá. Debe haber poco o ningún tiempo de pantalla vacía en un video.

A continuación, se muestra un ejemplo de esta tabla en «Esquema de ejemplo», pero primero debe saber más sobre los tipos de ayudas visuales.

Tipos de elementos visuales y cuándo usarlos

Cada proceso puede beneficiarse de diferentes tipos de imágenes. El medio cambiará según su finalidad.

  • Imágenes fijas – este es el medio perfecto cuando se trata de visualizar un producto físico, ya sea una persona o un objeto específico como un tipo de sartén. Pueden ser fotografías de archivo o fotos que haya tomado.
  • Captura de pantalla – una imagen fija de su pantalla es excelente cuando se habla de productos que se ven en su computadora, como un sitio web u otro software. Son muy fáciles de tomar y editar, especialmente gracias a Snagit.
  • GIF – Las imágenes animadas son perfectas para explicar procesos cortos (menos de 8 segundos) que pueden no ser tan fáciles de articular.
  • Gráfico – gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de líneas, ¡tantos tipos de gráficos! Un gráfico es la mejor opción cuando se habla y se compara un conjunto de números.
  • Video – lo último en elementos visuales, un video es excelente para explicar un proceso. Cómo hacer un gran video técnico es una forma de arte que ciertamente puede ser ayudada por este proceso, pero requiere mucha más planificación. (Suerte para ti, Aprendí mucho de TechSmith, y tienen mucho más que decir sobre el tema).

Siéntase libre de usar una combinación de medios con su escritura. Cada uno satisfará diferentes necesidades para diferentes pasos.

Esquema de ejemplo

Las recetas son uno de los mejores ejemplos de un proceso que a menudo requiere precisión en el que las imágenes pueden marcar una gran diferencia. Digamos que quiero resumir las instrucciones para hacer un pastel:

mesa {

colapso de la frontera: colapso;

}

table, td, th {

borde: 1px sólido # 404040;

relleno: 4px;

}

PASOS VISUALES
1. Reúna todos los ingredientes para asegurarse de que no falte nada. Si falta un ingrediente, adquiera ese ingrediente antes de continuar. Imagen de ingredientes ensamblados
2. Precaliente el horno a 350 grados Fahrenheit.
3. Engrase y enharine un molde para pastel cuadrado de 9 x 9 pulgadas.
4. En un tazón mediano, mezcle el azúcar y la mantequilla. GIF del proceso de cremoso
5. Rompe los huevos en el tazón uno a la vez, revolviendo para incorporar.
6. Agregue la vainilla.
7. Tamizar la harina y el polvo de hornear en el bol y mezclar hasta que se incorporen. Puede que queden grumos o vetas de harina. GIF de tamizado o foto del producto terminado batido antes de la leche
8. Agregue la leche hasta que la masa esté completamente suave. Foto de la masa terminada (posible al lado de la imagen del paso 7)
9. Vierta o vierta la mezcla en el molde para pasteles preparado.
10. Hornee durante 30 a 40 minutos en el horno precalentado. El bizcocho estará listo cuando esté dorado por encima. La parte superior debe volver a saltar al tacto. Foto de pastel terminado

Si cada paso tuviera una imagen, sería un poco … gratuito.

Elija sus imágenes

Las imágenes que he seleccionado son útiles para articular mini procesos dentro de un proceso más amplio. En particular, la imagen en el paso 7 de la mezcla removida hasta ahora es una pieza crucial de evidencia visual. Habiendo horneado varios pasteles con esta instrucción, la diferencia entre lo correcto y lo mezclado en exceso… Ojalá siempre tuviera una imagen. Podría haber un manual de instrucciones escrito solo sobre las complejidades de cuánto tiempo mezclar; cada otra página tendría que ser una imagen.

Después de describir los elementos visuales que necesita, debe recolectar los productos. Para este ejemplo, sería mejor tomar fotografías de su proceso de horneado de un pastel. Para otros procesos, es posible que no necesite tomar fotografías personalizadas. Hay una variedad de sitios web de fotografía de archivo premium y gratuitos que tienen videos, GIF y fotos fijas para usar a su discreción.

Probar con su público objetivo

Ningún escrito está completo hasta que alguien de su público objetivo lo lea y reciba un sello de aprobación. Su aportación demostrará dónde se perdió un paso en su proceso o dónde se necesitan más imágenes.

Entrevista

La forma más fácil de hacerlo (sin los grandes recursos de un equipo de usabilidad) es pedirle a algunas personas de su grupo demográfico clave que lean su contenido y traten de seguir el proceso exactamente como está escrito. A menudo se cita a Jakob Nielsen diciendo que cinco es el mejor número de personas para detectar la mayor cantidad de problemas.

Pruebas no moderadas

Las pruebas no moderadas son perfectas para proyectos más pequeños con recursos limitados, o simplemente cuando necesita resultados rápidos. Hay un número de herramientas puede usar para obtener resultados más precisos, pero si solo está buscando comentarios sobre un proceso más pequeño, es posible que pueda salirse con la suya con solo enviar el documento a sus evaluadores con un conjunto de preguntas que desea que se respondan.

Pida a sus evaluadores que tomen notas siempre que tengan preguntas, vean algo que pueda faltar, encuentren obstáculos en el proceso o deseen tener instrucciones más detalladas. Es de esperar que puedan terminar la tarea antes de darle su opinión.

Prueba moderada

El mayor beneficio de las pruebas moderadas es que realmente puede ver a su evaluador realizar el proceso y ver dónde están confundidos en lugar de confiar en ellos para que noten esa confusión por usted. Es incluso mejor si graba la sesión para no tener que depender exclusivamente de las notas que toma durante esta sesión.

Haga preguntas a lo largo del camino. Por ejemplo:

  • ¿Entendió qué tarea se le pedía que realizara? ¿Tenía sentido esa tarea?
  • ¿Qué hubiera facilitado la realización de este proceso?
  • Si había un elemento visual con un paso, ¿le ayudó el elemento visual a comprender qué hacer?
  • ¿Desearías que hubiera más imágenes?

Terminando

Ahora sabe por qué debería agregar elementos visuales a las instrucciones paso a paso y tener un arsenal de herramientas para ayudarlo a crear con éxito instrucciones paso a paso con la ayuda de ayudas visuales. La práctica hace la perfección. Es posible que su primer intento de agregar imágenes a un proceso no sea perfecto, pero con algunas pruebas de usuario para guiar su proceso de edición, estará en camino de ayudar a sus usuarios a comprender cómo completar una tarea.

¿Tiene otro método para averiguar cuándo agregar ayudas visuales a las instrucciones? ¡Comparte tus consejos en los comentarios a continuación!

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en noviembre de 2017 y se actualizó para mayor precisión y exhaustividad.

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