Cómo crear guías y documentación de procesos visuales

Probablemente no te consideres un capacitador, pero casi todos en algún momento tenemos que explicar un proceso o capacitar a alguien para que haga algo nuevo. Si es algo que mucha gente necesita saber, es probable que desee crear algún tipo de documentación que pueda compartir. De esa forma no tendrá que explicarlo una y otra vez.

Cuando se trata de explicar un proceso o los pasos necesarios para hacer algo, nada supera a las imágenes. Las imágenes y los videos le permiten mostrar realmente los pasos necesarios para completar una tarea en lugar de simplemente explicar con palabras.

Ahí es donde la documentación del proceso visual resulta útil.

La documentación de procesos visuales es solo una forma elegante de decir cómo hacer, tutoriales o contenido de capacitación que incluye imágenes o videos.

Todos hemos escuchado el viejo adagio «una imagen vale más que mil palabras». ¡Resulta que es verdad!

De hecho, la investigación de TechSmith descubrió que las personas no solo prefieren que las instrucciones se presenten visualmente, sino que en realidad aprenden más rápido, funcionan mejor y retienen la información por más tiempo.

Eso significa que hay mucho menos cambio que alguien tendrá que venir y pedirte las mismas instrucciones una y otra vez.

Pero, ¿cómo se crea la documentación del proceso visual, especialmente si no es diseñador gráfico?

Afortunadamente, crear contenido visual y de video de apariencia profesional es increíblemente fácil con las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento.

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Esto es lo que aprenderá:

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación del proceso es cualquier documento que muestra los pasos necesarios para completar una tarea o proyecto. Pueden ser formales o informales, según su audiencia y el propósito.

¿Para qué se utiliza la documentación del proceso?

Como puede deducirse de la definición anterior, la documentación del proceso es un término bastante amplio. Puede ser algo tan simple como una captura de pantalla rápida que muestre los pasos para iniciar sesión en un cliente de correo electrónico o tan complejo como un documento de varias páginas.

Si lo piensa bien, una receta es un documento de proceso. Por tanto, puede resultar útil pensar en un documento de proceso como la receta para completar una tarea. Algunas recetas son complejas y requieren toneladas de pasos y materiales, mientras que otras son simples y pueden tener solo unos pocos ingredientes.

A continuación, se muestran algunas formas en las que la documentación del proceso puede resultar útil:

Capacitar a los nuevos empleados

La documentación del proceso es extremadamente útil cuando necesita capacitar a nuevos empleados. Ponerlo a disposición de sus nuevos compañeros de equipo les permite ayudarse a sí mismos durante el proceso de incorporación, en lugar de depender completamente de su entrenador para que les enseñe todo lo que necesitan saber.

A menudo, cuando un nuevo empleado se une al equipo, está cubriendo una vacante. Y cuando hay vacantes en un equipo, cada miembro tiende a tener una mayor carga de trabajo.

Por lo tanto, documentar los procesos antes de que sienta que los necesita significa menos estrés y presión cuando los miembros del personal ya están agotados. Por supuesto, también puede crear documentación de proceso cuando tenga una necesidad inmediata de capacitar a un colega.

La documentación de procesos permite a las personas acceder a la información por su cuenta, cuando la necesitan, lo que facilita la capacidad de autoayuda.

Prepárate para lo inesperado

Ayuda a documentar un proceso dentro de su organización incluso cuando no existe una necesidad inmediata.

Hacerlo puede preparar a un futuro compañero de trabajo para el éxito. De manera similar a su uso con la capacitación de nuevos empleados, puede hacer que la información esté disponible a pedido, y si la persona que normalmente ejecutaría una tarea en particular está enferma o inesperadamente no está disponible, otra persona puede hacerse cargo fácilmente.

Brindar transparencia al proceso

Además, documentar un proceso ayuda con la transparencia dentro de una organización. Permite a los empleados que no están cerca de un área particular de la empresa tener una idea de las tareas fuera de su equipo y / o departamento inmediato.

Esto, a su vez, puede conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como eliminar pasos o tareas duplicados. También puede resaltar los puntos débiles, que pueden resultar en elementos de acción. El conocimiento de los puntos conflictivos en un proceso puede ser todo lo que se necesita para asignar recursos para realizar mejoras incrementales.

Algunos tipos comunes de documentos de proceso incluyen:

  • Materiales de incorporación, como instrucciones para iniciar sesión en el software de recursos humanos.
  • Procedimientos de software.
  • Manuales de instrucciones del producto.
  • Recetas de comida.
  • Videos de’ cómo hacer.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de la documentación visual de procesos?

La documentación visual del proceso ayuda a que sea más fácil comprender el proceso. Cuando las personas pueden ver lo que se supone que deben hacer, es más probable que comprendan y tengan éxito.

La imagen de arriba muestra el proceso para importar un enlace de YouTube en TechSmith Knowmia. Con solo un vistazo, un usuario sabe exactamente dónde hacer clic y dónde ingresar su enlace para agregar su video de YouTube.

Las instrucciones escritas para esto tomarían más tiempo en comprender y obligarían a los usuarios a buscar visualmente dónde hacer clic para cada paso. De esta manera, está bien para que lo vea.

Proporciona una guía de referencia sobre las expectativas de los resultados del proceso.

La documentación del proceso visual ayuda a mostrar los resultados esperados. La documentación muestra un posible camino orientado hacia estos objetivos. Aún así, esto no significa que el proceso documentado sea el único camino hacia el resultado deseado.

La documentación visual de procesos que establece los procedimientos de un proceso facilita ver las áreas en las que nuestro tiempo o nuestras herramientas podrían usarse de manera más eficiente en el futuro.

Ofrece contexto para proyectos y procesos

Un proceso puede incluir pasos y procedimientos que se aplican solo a un proyecto individual. Si bien los proyectos futuros podrían compartir muchos de los mismos procedimientos, muchas cosas también podrían aplicarse de manera diferente. Algunas de estas diferencias pueden incluso ser difíciles de notar desde afuera mirando hacia adentro.

La documentación visual del proceso facilita la comparación de las circunstancias que se produjeron en un proceso con las de otro. Hacer esto ayuda a evitar errores que pueden resultar de aplicar un procedimiento a un proceso con el que no encaja.

Facilita una formación más sencilla para los nuevos participantes en un proceso.

La documentación visual del proceso ayuda a eliminar muchas de las preguntas que puede tener un nuevo participante en un proceso porque la mayoría de esos procedimientos se abordarán directamente en la documentación. Esto permite un tiempo adicional que se dedicaría a capacitar a otras personas para que se concentren en otras áreas en las que se pueda necesitar atención. Se trata de un trabajo más inteligente, no de un trabajo más duro.

Además, ¿qué sucede si los participantes originales de un proyecto asumir otro papel? La documentación visual del proceso garantiza que el proyecto se pueda completar incluso sin la presencia de la persona que documentó el proceso original.

Suena bastante bien, ¿no? Estos y Muchos otros Las ventajas de Visual Process Documentation muestran cómo puede ser una herramienta poderosa para usar de muchas formas dinámicas. Con estas ventajas en mente, ahora es un buen momento para presentar algunas de las mejores prácticas que lo ayudarán a aprovechar al máximo su documentación.

Una de las principales barreras para crear documentación visual es la creencia de que no tiene las habilidades, el tiempo o el conocimiento para hacerlo bien.

Estoy aquí para decirte que no necesitas habilidades profesionales para obtener resultados de calidad profesional. De hecho, en muchos casos, ¡puede obtener lo que necesita con solo unos pocos clics!

Snagit

Snagit es su mejor opción para crear documentos de proceso, instructivos, tutoriales y más completos y de aspecto profesional.

Mucho más allá de una simple captura de pantalla y una herramienta de marcado, Snagit incluye una serie de características que hacen que la documentación sea tan fácil como hacer clic y arrastrar.

Plantillas

Ya sea que necesite crear uno o 1,000 documentos de proceso, Snagit Templates acaba de convertirse en su nuevo mejor amigo. Snagit viene con una serie de plantillas gratuitas diseñadas por profesionales, o puede suscribirse a TechSmith Assets for Snagit para obtener acceso a muchas más.

Con Plantillas, puede tomar sus capturas de pantalla, colocarlas en la plantilla, agregar las descripciones de texto necesarias y listo. Es realmente así de simple.

Y también puede ir más allá de las capturas de pantalla. ¿Tiene fotos o ilustraciones de productos que necesita compartir? Snagit también puede manejarlos. Solo agrégalos donde sea apropiado y deja que Snagit haga el resto.

Herramienta de paso

Snagit en realidad tiene una herramienta que le ayuda a mostrar los pasos necesarios para completar una tarea. ¡Eso es documentación de proceso en pocas palabras!

Herramienta simplificar

La herramienta Simplificar le permite eliminar información superflua o irrelevante para resaltar lo más importante. Y, por supuesto, ¡con Snagit puedes hacerlo con solo unos clics!

Además, al eliminar el texto innecesario y otros elementos, su contenido es menos susceptible a cambios menores en la interfaz de usuario, redacción, etc. Eso significa que su contenido podría tener una vida útil mucho más larga y valiosa, y eso significa menos actualizaciones y más tiempo para que usted ¡céntrate en otras cosas!

Video de imágenes

A veces, la mejor documentación de proceso no es realmente un documento, ¡sino un video! Tome fácilmente sus capturas de pantalla u otras imágenes y conviértalas en un video que muestre el proceso exacto. Puede agregar anotaciones y narraciones según sea necesario.

Canva

Canva es una de las formas más sencillas de crear gráficos personalizados. De hecho, muchos de los gráficos que ves aquí en este blog se crearon en Canva.

Activos de TechSmith para Snagit

Anoté arriba todas las Plantillas disponibles en Activos de TechSmith para Snagit, pero no termina ahí. Hay literalmente miles de imágenes, ilustraciones, íconos, sellos y más que puedes usar gratis en tu proyecto. Snagit viene gratis con muchos activos, pero puede suscribirse para acceder a más.

Mejores prácticas

  • Sea específico en la forma en que expresa los procedimientos en su documentación para comunicar su mensaje con precisión.
  • Documente cada paso necesario para completar un proceso. Incluya nada más y nada menos.
  • Asegúrese de incluir las políticas o reglas que se deben seguir durante el proceso.
  • Asegúrese de organizar tanto el texto como las partes visuales de su documentación de manera coherente, de modo que el orden de su proceso sea fácil de seguir.
  • Asegúrese de registrar la fecha de creación de la documentación original, así como cualquier actualización.
  • Utilice herramientas de captura de pantalla como Snagit u otras para crear imágenes poderosas (capturas de pantalla, videos, diagramas de flujo, etc.), lo que permitirá que el texto de sus procedimientos esté claramente organizado.
  • Por motivos de seguridad, guarde la documentación en un lugar donde sea posible controlar quién tiene acceso a ella.
  • Copia de seguridad de todos los archivos que van junto con su documentación de proceso visual.

Lectura sugerida

Preguntas más frecuentes

¿Qué es la documentación visual del proceso?

La documentación del proceso es cualquier documento que muestra los pasos necesarios para completar una tarea o proyecto.

¿Por qué debería utilizar elementos visuales en la documentación del proceso?

La documentación visual del proceso muestra al usuario los pasos necesarios en lugar de simplemente explicar con palabras. Las investigaciones muestran que las personas realizan mejor las tareas, aprenden más rápido y retienen la información por más tiempo cuando se incluye contenido visual.

¿Cuáles son los tipos comunes de documentación de procesos?

Materiales de incorporación, como instrucciones para iniciar sesión en el software de recursos humanos.
Procedimientos de software.
Manuales de instrucciones del producto.
Recetas de comida.
Videos de’ cómo hacer.

¿Se puede utilizar la documentación del proceso para la formación de los empleados?

¡Sí! La documentación de procesos es una de las muchas formas de capacitar a los empleados, ya sea …

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