Cómo crear documentación de proceso (plantilla gratuita)

¿Alguna vez le han pedido que capacite a un colega o que simplemente le enseñe algo nuevo?

Ya sea que haya un nuevo empleado en su organización o un compañero de trabajo que no esté familiarizado con una tarea en particular, es probable que haya necesitado compartir sus conocimientos en algún momento.

Si es propietario de un proceso, la creación y el mantenimiento de la documentación del proceso es útil por varias razones.

La documentación de un proceso no solo puede ahorrar tiempo, sino que también ayuda a garantizar que las tareas se realicen correctamente al delinear un conjunto coherente de instrucciones. También puede ayudar a prevenir cuellos de botella en las operaciones diarias al difundir el conocimiento en todo un equipo en lugar de canalizar todas las tareas a través de una sola persona.

Plantilla de documentación de proceso gratuita

Las plantillas de Snagit son la forma más rápida de crear instrucciones de aspecto profesional. Ahorre tiempo, aumente la precisión y mejore el rendimiento en minutos.

Descargar

En esta publicación, cubriremos los conceptos básicos de la documentación de procesos, brindaremos algunas mejores prácticas y compartiremos una guía paso a paso que lo ayudará a documentar un proceso con solo unos pocos clics.

Esto es lo que aprenderá:

¿Qué es la documentación del proceso?

La documentación del proceso es contenido escrito con capturas de pantalla, ilustraciones, diagramas u otras imágenes (el video también funciona) que transmite cada paso a lo largo de un proceso para completar con éxito una tarea.

Puede considerarlo como una guía práctica o un conjunto de instrucciones.

Este es un ejemplo de una captura de pantalla que podría usarse dentro de la documentación del proceso, que ilustra cómo grabar su pantalla usando TechSmith Camtasia.

Beneficios de la documentación del proceso

La documentación del proceso no se utiliza exclusivamente para dar instrucciones o ayudar a los compañeros de trabajo. También se puede utilizar para:

Capacitar a los nuevos empleados

La documentación del proceso ayuda a capacitar a los nuevos empleados. Ofrecer instrucciones claras a sus nuevos compañeros de equipo les permite ayudarse a sí mismos durante el proceso de incorporación en lugar de depender completamente de su entrenador.

Además, las vacantes del equipo a menudo significan que otros miembros pueden tener que tomar el relevo y es posible que no tengan tiempo para capacitar a alguien nuevo. Tener disponibles procesos documentados puede ayudar a aliviar ese problema.

Es un ganar-ganar. Su nuevo empleado puede comenzar su trabajo con confianza y usted no tiene que perder un tiempo precioso sin otras tareas.

Prepárate para lo inesperado

A menudo, cuando un nuevo empleado se une al equipo, está cubriendo una vacante. Como se señaló anteriormente, tener una vacante puede significar que otros miembros del equipo deban retomar el trabajo.

Si los procesos para completar ese trabajo no se han documentado, eso puede generar confusión, incumplir los plazos y disminuir la productividad, sin mencionar una menor moral del equipo.

Imagine un escenario en el que su personal de nómina está fuera durante una semana, un mes o incluso más. Es posible que a sus empleados no les gusten los cheques de pago perdidos simplemente porque nadie más sabe cómo usar el software de nómina.

Documentar los procesos antes de que sea absolutamente necesario significa menos estrés y presión cuando los miembros del personal ya se encuentran agotados. Por supuesto, también puede crear documentación de proceso cuando tenga una necesidad inmediata de capacitar a un colega.

Brindar transparencia al proceso

Además, documentar los procesos ayuda a mantener la transparencia dentro de una organización. Permite a los empleados que no están cerca de un área particular de la empresa tener una idea de las tareas fuera de su equipo y / o departamento inmediato.

A su vez, esto puede conducir a mejoras en el flujo de trabajo, como eliminar pasos o tareas duplicados. También puede resaltar los puntos débiles, que pueden resultar en elementos de acción. El conocimiento de los puntos conflictivos en un proceso puede ser todo lo que se necesita para asignar recursos para realizar mejoras incrementales.

Mejores prácticas para la documentación de procesos eficaz

Antes de sumergirnos en la creación, veamos algunas de las mejores prácticas para la documentación de procesos. A continuación, se incluyen algunas cosas que debe tener en cuenta al planificar, crear y mantener la documentación del proceso.

Hazlo visual

Las investigaciones muestran que el 67% de las personas comprenden mejor la información cuando se comunica visualmente.

Incluir capturas de pantalla en su documentación es una de las formas más rápidas y efectivas de mostrar a sus colegas cómo hacer algo. Nuestra herramienta favorita para usar en la documentación de procesos es Snagit.

Snagit le permite capturar capturas de pantalla fácilmente y agregar llamadas de texto, pasos numerados y otras anotaciones personalizables para llamar la atención sobre un área en particular para transmitir información.

Mantenlo simple

Sea consciente de la carga cognitiva de su audiencia: elimine las distracciones innecesarias de su contenido para que su audiencia pueda concentrarse en lo que es importante. Hay varias formas de hacer esto, pero en general, su principio rector debe ser reducir la comunicación a lo esencial.

Con las capturas de pantalla que captura para usar en su documentación, una forma de resaltar una acción en particular es usar la herramienta Simply en Snagit para crear gráficos de interfaz de usuario simplificada (SUI). Esto le permite tapar las secciones innecesarias para eliminar la distracción.

Esta imagen muestra un ejemplo de una captura de pantalla de la interfaz de PowerPoint que se ha actualizado a un gráfico de interfaz de usuario simplificado, que muestra dónde hacer clic para insertar una imagen.

Apunta a la hoja perenne

A medida que planifica y trabaja en la documentación de un proceso, trate de evitar ejemplos y textos que rápidamente se volverán obsoletos. Por ejemplo, intente no utilizar números de versión en software, fechas o referencias que rápidamente podrían volverse irrelevantes. Ser consciente de su enfoque puede ayudarlo a mantener su contenido actualizado por más tiempo.

Los gráficos de la interfaz de usuario simplificada también son excelentes para esta aplicación. Le permiten evitar actualizaciones frecuentes de su contenido, como los casos en que los botones se mueven en las aplicaciones de software.

Mantenimiento de rutina

Si bien queremos que nuestro contenido sea imperecedero, incluso el mejor contenido eventualmente requerirá actualizaciones.

Cuando esto suceda, intente editar sus capturas de pantalla existentes en lugar de volver a hacerlas por completo. La biblioteca de Snagit mantiene un registro útil de las capturas de pantalla anteriores, lo que significa que puede abrirlas y editarlas según sea necesario.

¿No tienes tus archivos originales? ¡No hay problema! ¡Solo tome una captura de pantalla de su captura de pantalla! Snagit tiene algunas opciones excelentes para editar capturas de pantalla, como Smart Move y Reemplazar texto, que le ahorrarán un tiempo valioso.

Programe registros regulares, incluso si son solo una vez al año. Esto asegurará que su contenido se mantenga actualizado y tenga todos los pasos necesarios, incluso cuando cambien los sistemas y otras variables. Asegúrese de obtener comentarios de personas relevantes en su organización. Otros pueden tener conocimientos valiosos para compartir.

Programe auditorías periódicas de la documentación del proceso para asegurarse de que se actualicen, aunque solo sea una vez al año.

Cómo documentar un proceso fácilmente con capturas de pantalla

Repasemos el proceso de documentación de la captura de pantalla usando Snagit.

Paso 1: considere su proceso

Piense en el proceso que documentará y anote cada paso del flujo de trabajo que incluirá en su documentación. Esto asegurará que no se salte nada y puede actuar como un esquema mientras documenta la tarea.

Si está trabajando con otra persona para documentar su proceso, asegúrese de que esté involucrado en la planificación.

Paso 2: prepara tu escritorio

Usando su plan como guía, abra todas las aplicaciones de software de las que necesitará capturar capturas de pantalla. Para eliminar las distracciones en su pantalla, es posible que también desee ordenar su escritorio y cerrar cualquier aplicación que no sea necesaria para su proceso.

Ordene su escritorio antes de grabar su pantalla. Una forma sencilla en Windows es desmarcar la Mostrar iconos del escritorio opción.

Paso 3: captura tus capturas de pantalla

Ahora es el momento de realizar capturas de pantalla de cada paso de su proceso.

Tenga en cuenta que es mejor capturar una sección más grande de su pantalla en lugar de una sección más pequeña si aún no ha redactado el texto de acompañamiento, porque siempre puede cambiar el tamaño o recortar su captura de pantalla más tarde. Todas sus capturas de pantalla se mostrarán automáticamente en el editor de Snagit.

En Snagit, puede capturar su pantalla haciendo clic en el gran rojo Capturar o utilizando la tecla Imprimir pantalla.

Paso 4: personaliza tus capturas de pantalla

Ahora que ha capturado todas las capturas de pantalla que necesita, puede personalizarlas. Pruebe la opción Simplificar para eliminar distracciones, o use leyendas para agregar formas, pasos numerados usando la herramienta de pasos, anotaciones de texto, lo que tenga sentido para resaltar aspectos importantes de su proceso.

Incluso puede crear un tema personalizado en Snagit con colores y otros estilos para que sus capturas de pantalla tengan un aspecto coherente en toda su documentación.

La herramienta Step en Snagit es una excelente manera de personalizar capturas de pantalla instructivas. Este video lo muestra en acción.

¿Quiere mostrar los pasos de un proceso?

Utilizar el Herramienta de pasos de Snagit. Puede agregar notaciones de pasos numeradas o con letras con solo un clic. Snagit agrega automáticamente el número o la letra correctos a medida que avanza. ¡Mira este video para verlo en acción!

Paso 5: Empaquete y entregue con plantillas

Ahora, lo único que queda por hacer es empaquetar sus capturas de pantalla para que estén listas para entregarse en el formato que elija. Con Snagit, puede combinar sus capturas de pantalla en una sola imagen usando plantillas.

Primero, haga clic en el botón Crear y elija Imagen de la plantilla o seleccione imágenes de la bandeja de Capturas recientes, luego haga clic con el botón derecho y elija Combinar en la plantilla. Puede seleccionar las plantillas que mejor se adapten a las necesidades de su ayuda laboral.

Luego, simplemente arrastre y suelte sus imágenes y ajústelas dentro de la plantilla. ¡Es fácil!

Este video rápido muestra la función Plantillas en Snagit, que es una manera fácil de combinar imágenes y crear una guía paso a paso.

Snagit también puede compartir directamente en Word, además de otras aplicaciones de software populares, como PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia y más.

Una vez que todo esté bien, puede entregarlo a su audiencia o cargarlo en otro lugar, como una página de SharePoint de la empresa, para que la documentación de su proceso esté disponible a pedido.

Complemente la documentación de su proceso con un video de screencast

Junto con la documentación del proceso, considere incluir un video de screencast complementario.

Un video puede mostrarles a los compañeros de trabajo el proceso en acción, y puede agregar una narración a medida que avanza para ayudar a aclarar aún más. Si algo no está claro para los destinatarios de su documento de proceso, pueden consultar el video para obtener más información.

Puede usar Snagit para grabar toda o una parte de su pantalla, además de capturar sus capturas de pantalla. Cuando haya terminado de grabar, Snagit le permite recortar cualquier parte del video que desee eliminar.

Recorta fácilmente cualquier parte de tu video en Snagit seleccionando una parte y luego haciendo clic en CUtah.

Sin embargo, su screencast no necesita ser formal. Recuerda que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Simplemente recorra el proceso en su computadora mientras graba su pantalla. También puede hablar sobre lo que está sucediendo.

El video puede complementar la documentación de su proceso y brindar un poco más de ayuda a cualquiera que lo desee.

Vea el video a continuación para obtener un excelente tutorial sobre el uso del video para la documentación del proceso:

¡Está listo para realizar una excelente documentación de procesos!

¡Eso es todo al respecto! Estás listo para compartir tus conocimientos con …

Cómo crear documentación de proceso (plantilla gratuita)

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *