Probablemente esté cansado de escribir correos electrónicos largos en respuesta a «¿Cómo va ese proyecto?» o «¿Puede darme una actualización sobre esta tarea?».

Te contaré un secreto: la gente también está harta de leerlos.

Después de todo, el tiempo es precioso y sabes que inevitablemente pasarás tiempo escribiendo una larga explicación. Pero, ¿qué pasa si pasa todo este tiempo recopilando pensamientos, estadísticas y resultados y expresándolos con palabras solo para que su correo electrónico se pase por alto, se lea o se olvide?

El problema no es tu información.

Es tu método de entrega.

Todos recibimos demasiados correos electrónicos. De hecho, un estudio reciente estima que el trabajador promedio pasa aproximadamente un tercio de su día laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Además, los correos electrónicos largos y prolijos, especialmente aquellos con información compleja, son intrínsecamente difíciles de digerir y recordar.

Entonces, ¿cómo se elimina el desorden y se asegura de que su información no solo vaya a donde necesita, sino que también se entienda?

Los seres humanos comprenden mejor la información cuando se presenta visualmente, lo que hace que la comunicación con imágenes y videos sea extremadamente importante. Un estudio reciente de TechSmith encontró que el 67% de las personas absorben la información más rápido cuando se presenta visualmente. Además, lo recordaron mejor más adelante. Esa es precisamente la razón por la que su empresa debe utilizar videos y la razón por la que debe crear videos para informar sobre proyectos.

En TechSmith, utilizamos un screencast (grabar su pantalla a medida que presenta información) porque es una de las mejores y más fáciles formas de compartir información del proyecto.

Además, no necesita un montón de equipos sofisticados o habilidades profesionales de edición de video para hacerlo.

Hay muchas formas de usar screencasting en el trabajo, pero por ahora, centrémonos en usar screencasts para informar sobre los resultados del proyecto.

Cómo usar screencasts para informar sobre los resultados del proyecto

Paso 1: reúna todo el contenido que le gustaría compartir

¿Tiene un mapa de calor del sitio, algunos números de Google Analytics, una hoja de cálculo de Excel, una diapositiva de PowerPoint u otros elementos que desea mostrar para ayudar a explicar su progreso?

Antes de presionar el botón de grabación, abra todo lo que necesita para mostrar sus resultados. También es una buena idea redactar un bosquejo rápido de lo que necesita cubrir en su screencast para asegurarse de no perderse ninguna conclusión importante.

Si tiene la intención de grabar toda su pantalla (en lugar de solo una ventana o selección), asegúrese de despejar cualquier desorden de nuestro escritorio y cierre los navegadores (o pestañas del navegador), aplicaciones, carpetas, etc. innecesarios para evitar cualquier cosa innecesaria (y potencialmente vergonzosas) distracciones para los espectadores.

Paso 2: abre tu software de grabación de pantalla

A continuación, elija y abra su software de grabación de pantalla. TechSmith Snagit es ideal para grabaciones rápidas de escritorio, como screencasts para compartir los resultados del proyecto. ¡Incluso puede convertir capturas de pantalla en videos con narración y anotación!

Snagit también le permite recortar imágenes no deseadas de las grabaciones de pantalla para facilitar las ediciones.

Si no tiene Snagit, puede descargar una versión de prueba gratuita aquí.

Paso 3: Grabe el video de la cámara web para una introducción personalizada

Puede omitir este paso si realmente tiene poco tiempo o si no tiene sentido para usted. Sin embargo, en la mayoría de los casos, recomendamos encarecidamente una breve introducción con tu rostro sonriente.

Agregar personalidad a tu video es muy útil, y es una de las grandes ventajas que tiene el video sobre el correo electrónico.

Nos encanta ver las caras de nuestros compañeros de trabajo en TechSmith, ¡especialmente si trabajamos de forma remota!

Es fácil grabar su cámara web con Snagit. Puede grabar video y audio al mismo tiempo, y también puede alternar entre la cámara web y la grabación de pantalla a lo largo de su distribución de video.

¡Con la última versión de Snagit, también puede grabar imagen en imagen! Aquí hay un excelente video tutorial:

Paso 4: proporcione un recorrido visual de los resultados de su proyecto

Mientras graba su pantalla, hable sobre las actualizaciones o los resultados de su proyecto. Mantenga su esquema a mano y recorra todo el contenido que reunió anteriormente.

No se preocupe si habla mal o se equivoca. Sigue grabando. Puede eliminar cualquier error notable más tarde.

No se exceda, solo cubra los aspectos más destacados para ayudar a que la duración del video sea lo más corta posible. Si planeas cubrir varios temas, o si tu video durará más de unos pocos minutos, considera dividirlo en una serie de videos para que sea más breve.

Nuestra investigación sobre los hábitos de visualización de videos mostró que, si bien las personas verán videos más largos que les interesan, el punto óptimo parece estar en el rango de tres a seis minutos.

Paso 5: guarda y comparte tu video

Por último, no olvide guardar y compartir su screencast.

Con Snagit, puede guardar su video como MP4, un formato de archivo de video común que la mayoría de las computadoras pueden reproducir, o enviar su video directamente a un sitio de alojamiento como YouTube, Vimeo o Screencast.com.

Ahora, tendrá su screencast a mano y listo para compartir según sea necesario.

¿Se acerca una reunión en la que necesita hablar sobre los resultados? Puede poner su video de reparto en cola o enviarlo para que lo reproduzca otra persona si no puede asistir a la reunión.

O, mejor aún, ¡omita la reunión por completo y deje que cada destinatario vea su video cuando sea más conveniente para ellos!

¡Es realmente así de simple!

Grabar un video rápido que cubra los resultados de su proyecto en realidad puede ser más rápido que redactar un correo electrónico largo. Además, es más probable que las personas lo vean y recuerden el contenido más tarde.

Preguntas frecuentes: