7 formas en las que el Screencasting facilita el trabajo

Hay una pequeña pero aguda punzada de terror que solía encontrar.

Cuando el mundo se fue a trabajar desde casa, solo empeoró. Supongo que la mayoría de los trabajadores de oficina también lo sintieron.

Una sacudida recurrente y frustrante de «Oh no, esto será tedioso» llegaba cada vez que estaba absorto en una tarea y me di cuenta de que necesitaba la ayuda o la retroalimentación de un colega.

El problema era que mientras yo estaba inmerso en la tarea y todo su contexto, otros no lo estaban.

Al menos no del todo.

Entonces, de inmediato sentí una oleada de ansiedad o estrés al considerar el tiempo y el esfuerzo que tomaría explicar todo en un correo electrónico, en Slack o incluso en una llamada.

Solo para poder obtener una respuesta simple y seguir adelante con mi trabajo.

Eso es hasta que descubrí el ungüento. El bálsamo curativo que le permite compartir contexto rápidamente, evitar la necesidad de programar una reunión o videollamada y eliminar el exceso de mecanografía y explicaciones textuales.

La gran solución es el screencasting, el proceso simple de grabar un video corto y compartirlo con compañeros de trabajo. Es la forma ideal de comunicar ideas, contexto, conocimiento y casi cualquier otro tipo de información.

Ahora, cuando me encuentro con ese estrés, simplemente grabo un video corto con Snagit, que casi siempre es más fácil que escribir las cosas.

Las imágenes en una grabación de pantalla combinadas con la narración brindan todo el contexto, y puedo obtener una respuesta en mucho menos tiempo que si usara solo texto.

Pero el screencasting hace más que aliviar los momentos de frustración menor. Es una práctica ideal para resolver o mejorar otros elementos del trabajo.

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Aquí hay siete formas más en las que puede usar screencasting para trabajar más rápido y con mayor eficiencia.

1. Planificar y ejecutar el trabajo

Trabajo en el sitio web de TechSmith. Como cualquier sitio web, tiene numerosas páginas compuestas por fragmentos de contenido, imágenes, videos y otros elementos. A menudo necesita cambios o actualizaciones para reflejar el progreso de nuestro negocio y productos.

El desafío es que cuando un elemento específico necesita una actualización, surgen una serie de preguntas.

«¿Dónde está este contenido en el sitio web?» «¿Cómo debe cambiar?» «¿Está en varios lugares?»

Responder estas preguntas por correo electrónico es un poco como tratar de describir un elemento específico de una imagen a alguien que está al otro lado de una cortina. Debes ser extremadamente específico con lo que dices.

En cambio, hacemos videos que explican lo que se debe hacer. Luego, ese video se puede compartir para asegurarse de que todos estén de acuerdo con el plan. El video hace obvio el qué, dónde y por qué de nuestro trabajo.

Si, como nosotros, utiliza un software de gestión de proyectos como Asana o Trello, el enlace al video se puede colocar en la tarea que representa el trabajo.

Ahora, cuando alguien comience la tarea, tendrá la información necesaria para comenzar a trabajar. Y nadie tuvo que escribirlo todo.

2. Grabar llamadas y reuniones

Las videoconferencias son ahora una forma de vida.

No importa si usa Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom u otra plataforma para realizar reuniones de video, estas han sido esencialmente la única forma para que los colegas (y, fuera del trabajo, amigos y familiares) se reúnan, colaboren y tener discusiones.

Si bien las circunstancias no son ideales, ha surgido una gran oportunidad. Cuando todas las reuniones se basan en la tecnología, todas las reuniones son fáciles de grabar y archivar. Convenientemente, la mayoría de los servicios de videollamadas tienen funciones de grabación integradas, o puede usar un software de grabación de pantalla como Camtasia.

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Las reuniones grabadas facilitan la referencia a lo que se discutió. Mejor aún, si alguien se perdió la reunión, puede ponerse al día viendo la grabación.

Una reunión grabada también es excelente, porque puede usar un editor de video como Camtasia para eliminar parte de la charla inactiva al principio o al final. Alojar un servicio como TechSmith Knowmia permite a los espectadores hacer preguntas, por lo que la discusión no tiene que terminar con la reunión y los no asistentes pueden expresar sus opiniones.

3. Investigación de clientes y productos

Este consejo se basa en el último, excepto que ahora sugiero, con el permiso adecuado, que grabe las llamadas con los clientes. Por lo general, se trata de llamadas de estrategia de marketing o producto.

La información compartida en estas llamadas es invaluable. Escuchar las palabras y los tonos de voz exactos que la gente usa cuando habla de su experiencia con su producto o servicio es una de las mejores formas para que todos en una empresa comprendan a los clientes a los que sirven.

En TechSmith, a menudo editamos estas grabaciones para compartir comentarios particularmente útiles y esclarecedores de nuestros clientes.

Tal como sugerí anteriormente, puede grabar estas llamadas, editarlas en las partes útiles y luego compartirlas con otros.

4. Vídeos de formación rápidos y prácticos

La vida del trabajador de oficina de hoy es esencialmente un desafío de diferentes tecnologías.

Saltamos de este panel de datos a ese, o de un producto SaaS a otro.

A medida que navegamos por el panorama tecnológico, inevitablemente nos encontramos con un proceso que no conocemos. O, con la misma probabilidad, alguien necesita que le muestres cómo hacer algo.

Se lo explicas y sigues adelante. Entonces alguien más hace la misma pregunta. Y se lo explicas. Y luego a otra persona … hasta que dedique todo el día a mostrarle a la gente cómo hacer las cosas y nunca tenga la oportunidad de concentrarse o completar su propio trabajo.

El screencasting es la forma de salir de este ciclo devastador.

Grabe uno o dos videos rápidos sobre los procesos comunes sobre los que la gente pregunta. Podría ser cómo generar informes particulares. O cómo configurar un tablero.

Una vez que tenga el video, alójelo en algo como Screencast.comy envíe el enlace cada vez que alguien lo solicite. Mejor aún, puede crear una base de conocimientos simple que responda a una serie de preguntas comunes.

El ahorro de tiempo aquí se agrava: a medida que otros se conviertan en expertos, compartirán sus recursos y todos subirán de nivel.

5. Demostraciones de productos para ventas y experiencia del cliente

El video es útil durante todo el ciclo de ventas. Le permite ser afable y fomentar las relaciones de una manera que el correo electrónico solo no lo hace, pero sin necesidad de programar videollamadas en persona o en vivo.

Al comienzo de un compromiso con el cliente, es excelente para brindarles a los clientes potenciales un vistazo a su producto en acción y demostrar algunas de sus capacidades más poderosas.

A medida que avanza la conversación, los videos pueden ser más específicos, incluso personalizados. Muchos vendedores y profesionales de CX crean videos de demostración de productos para cuentas individuales, que conectan funciones específicas con la forma en que un cliente puede usarlas.

6. Conservar el conocimiento organizativo

Cuando las personas abandonan las empresas en busca de nuevas oportunidades o se jubilan, se puede crear un vacío de conocimientos.

Los empleados a largo plazo suelen convertirse en expertos en determinadas tareas, procedimientos y elementos del negocio. Es fundamental encontrar formas de retener sus conocimientos y mantener la continuidad empresarial y organizativa.

Screencasting es una forma ideal de hacer esto.

Intente que sea una práctica entre los empleados expertos grabar videos de los procedimientos y procesos que otros necesitan comprender. Al hacer que los expertos capturen sus flujos de trabajo, se asegura de que no se pierdan las mejores prácticas y la información importante.

7. Incorporación de nuevos empleados

Si está registrando conocimientos y procesos importantes, es probable que esté creando una biblioteca de recursos que sea ideal para incorporar nuevos empleados. Esencialmente, tomar conocimientos que tardaron años en adquirir y ponerlos a disposición de los empleados al comienzo de su mandato.

Recopile videos creados por expertos (como en el consejo n. ° 5) en un recurso «Comenzar» para nuevos empleados y aprendices. O bien, reúna a un grupo de expertos para hacer una lluvia de ideas sobre las cosas más importantes que un nuevo empleado debe saber al comenzar a trabajar en su organización. Luego, cree un conjunto de videos que constituyan un «plan de estudios» de incorporación.

Si está buscando inspiración, vea cómo Virgin Media usa el video para retener el conocimiento en su empresa.

Esté atento a más oportunidades de screencasting

Cada industria, empresa, organización y función tiene sus procesos y elementos únicos. Y el video probablemente puede ayudar a aliviar los puntos conflictivos comunes o hacer que el trabajo sea más eficiente de alguna manera para todos.

Así que manténgase atento, ya que probablemente encontrará formas de adaptar lo que he sugerido y probablemente una serie de nuevas ideas.

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