Comunicarse en un entorno de trabajo remoto puede ser complicado, especialmente si usted o su organización han realizado recientemente el cambio del trabajo en persona al trabajo remoto.

Adaptarse a un largo día de reuniones por cámara web cuando está acostumbrado a poder asomarse a la oficina de un compañero de trabajo a menudo parece agotador y se siente menos conectado.

¡Comunicación asincrónica al rescate!

¿Qué es la comunicación asincrónica? Es una forma elegante de decir comunicación que no tiene por qué suceder en tiempo real.

La comunicación asincrónica nos permite establecer nuestros propios horarios y responder mensajes en nuestro propio tiempo, sin tener que esperar la disponibilidad de otros.

El trabajo remoto ofrece muchos desafíos nuevos, pero los métodos de comunicación asincrónica lo ayudan a mantenerse conectado con sus compañeros de trabajo y a asegurarse de que todo funcione sin problemas, independientemente de la ubicación, la zona horaria o las distracciones en el hogar.

Aquí hay cinco ejemplos de comunicación asincrónica que mantendrán su oficina remota encaminada hacia el éxito.

1. Videos informativos o instructivos

¿Has estado alguna vez en una reunión que podría haber sido un correo electrónico? Por supuesto. Todos tenemos. ¡Pero el correo electrónico tiene sus propias limitaciones! Las personas tienden a escanear grandes bloques de texto, por lo que es posible que se pierda información importante. También suele ser difícil obtener el tono y la intención del texto sin formato, y es imposible tener conversaciones cara a cara cuando envía un correo electrónico.

En lugar de enviar un correo electrónico extenso o requerir que los empleados estén en línea al mismo tiempo para una videollamada para transmitir nueva información, considere una forma diferente de comunicación. Sugiero hacer un video informativo e instructivo y compartirlo para que los compañeros de equipo lo vean en su tiempo libre.

Este método no solo proporciona más flexibilidad, sino que también permite a los empleados ver el contenido tantas veces como necesiten para comprender el material. También pueden volver atrás y consultarlo más tarde.

Además, el video es intrínsecamente más atractivo que el texto. Es probable que sus empleados lo prefieran (y retienen mejor la información).

Estos videos no tienen que ser muy producidos, incluso una grabación de pantalla con una voz en off puede ser mucho más efectiva que enviar correos electrónicos largos con instrucciones.

Las herramientas como Snagit son excelentes para la grabación de pantalla básica, mientras que las herramientas más avanzadas como Camtasia incluso ofrecen plantillas de video útiles para facilitar la creación de un recorrido.

Al contrario de lo que podría pensar, no es necesario ser un profesional de los videos para hacer videos realmente geniales.

¿Necesitas inspiración? Aquí hay once tipos de videos que puede hacer ahora mismo.

2. Guías de referencia rápida

Lo más probable es que sus compañeros de trabajo necesiten que les explique una tarea más de una vez. Si no está en línea al mismo tiempo, las tareas pueden retrasarse. La creación de guías de referencia rápida para explicar las tareas y responder las preguntas básicas que pueden aparecer ofrece más flexibilidad para su audiencia y asegura que la información sea fácil de entender.

Además, cuando necesiten un repaso, siempre pueden volver a su práctica guía para revisarla.

Esto reducirá la necesidad de aclarar los mensajes y eliminará los mensajes de ida y vuelta que de otro modo podrían suceder cuando los compañeros de trabajo no están disponibles en la oficina al otro lado del pasillo.

Snagit ofrece algunas plantillas increíbles para hacer guías de referencia y ayudas para el trabajo.

Para obtener un excelente tutorial sobre cómo hacer guías de referencia rápida con Snagit, ¡mira el video a continuación!

3. Capturas de pantalla con marcado

¿Quiere una forma rápida y sencilla de dar comentarios de forma asincrónica sobre un proyecto o contenido? Tome una captura de pantalla y agregue anotaciones o marcas.

Por ejemplo, supongamos que un día está navegando por el sitio web de su empresa y descubre que una de las páginas de sus productos tiene información antigua o desactualizada.

Claro, podría enviarle un correo electrónico a alguien y explicar qué página, en qué lugar de la página y qué elementos deben cambiarse, pero con una sola captura de pantalla, muestra toda esa información de manera simple y sencilla.

No es necesario tener una reunión, correos electrónicos prolijos o chats de texto.

¿Ves cómo nuestros comentarios son claramente visibles en la imagen de arriba?

Los compañeros de trabajo no solo pueden ver lo que se debe cambiar, sino que la captura de pantalla muestra la dirección de la página y en qué parte de la página se encuentra el contenido desactualizado.

4. Herramientas de gestión de proyectos

Existe una variedad de herramientas en línea para ayudar a mantener las tareas de su equipo organizadas y visibles. Productos como Asana y Trello ayudan a eliminar la confusión al mostrar sus tareas en un tablero, para que todos sepan qué está estancado, en progreso o completado sin tener que enviar docenas de mensajes de un lado a otro.

Estas herramientas también tienen características como etiquetas y subtareas que pueden ayudar a agrupar asignaciones en proyectos específicos.

Es mucho más fácil trabajar de forma asincrónica cuando los compañeros de equipo tienen una visualización visual concreta de exactamente quién está trabajando en qué.

5. El sitio wiki o Sharepoint de su organización

Tener un sitio wiki o Sharepoint bien organizado y actualizado facilita la comunicación, especialmente cuando tienes un equipo u organización más grande. Úselo como un centro para documentos importantes, pautas de la empresa, directorios y más.

Esto es especialmente importante para el trabajo asincrónico porque incluso si un compañero de equipo no está en línea, un empleado puede encontrar respuestas a la mayoría de las preguntas generales y ubicar los documentos necesarios para completar su trabajo sin tener que esperar el correo electrónico o mensaje de otra persona.

De manera similar, si usted es el guardián tradicional de ese conocimiento, su bandeja de entrada no se inundará constantemente con las mismas preguntas una y otra y otra vez.

¡Ahí tienes!

Está armado con excelentes herramientas e ideas para la comunicación asincrónica y no tiene que depender de la comunicación escrita para interactuar con los miembros de su equipo remoto.

Algunos incluso pueden funcionar como métodos sincrónicos o híbridos. Por ejemplo, si bien los mensajes directos y los mensajes de texto se pueden realizar en tiempo real, es posible que no esté disponible para responder la pregunta de un colega de inmediato.

Lo mismo ocurre con los mensajes que se dejan en herramientas como Slack o el correo electrónico. Las personas pueden optar por responderlas de inmediato o esperar hasta que estén disponibles.

Con estos consejos de comunicación asincrónica en mente, usted y su organización harán que el trabajo remoto sea más fácil y flexible que nunca.

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